2023 Virtuaalisen datahuoneen hinnoittelu: Kuinka paljon tietojen suojaaminen maksaa?

Ernst & Youngin toimitusjohtajien tulevaisuudennäkymiä koskevassa tutkimuksessa on todettu, että tietotekniikkajärjestelmät ovat yksi viidestä tärkeimmästä T&K- ja A-kustannusten aiheuttajasta vuonna 2023. Yritykset alentavat huomattavasti kauppakustannuksia käyttämällä virtuaalisia konesaleja, jos ne valitsevat edullisen virtuaalisen konesalin hinnoittelumallin. 

Datarooms.org tutki 116 virtuaalisen datahuoneen tarjoajan hintatietoja ja jakoi tulokset tässä artikkelissa. Tällä kertaa opit kuudesta datahuoneen hinnoittelumallista hintaluokkineen ja keskiarvoineen. Jatka lukemista löytääksesi 15 parhaan datahuoneen tarjoajan datahuoneen hintavertailun ja seitsemän VDR-hintoihin vaikuttavaa tekijää. Tarkista lopuksi viisi erilaista lähestymistapaa VDR-hintojen valintaan ja saat tarkistuslistan 16 itsearviointikysymyksestä VDR:n valintaan.

Datahuoneen hinnoittelumallit

Virtuaalisen datahuoneen toimittajat käyttävät useita hinnoittelurakenteita ja vaihtelevat suuresti laskuttaessaan virtuaalisen datahuoneen ratkaisujaan. Olemme analysoineet hinnoittelurakennetta 116 virtuaalisen datahuoneen tarjoajalta, joista 72 antoi hinnoittelutiedot julkisesti. 

Nämä VDR-palveluntarjoajat veloittavat käyttäjäkohtaisesti, sivukohtaisesti, ominaisuutta kohden, asiakirjojen tallennuskapasiteetin perusteella tai tarjoavat yhdistelmäpaketteja, joissa yhdistyvät jotkin näistä ominaisuuksista. Monet palveluntarjoajat tarjoavat myös kiinteitä tilauksia. 

Tietoon perustuvan päätöksen tekemiseksi on parasta tuntea vaihtoehtosi. Seuraavassa on siis yksityiskohtaiset kuvaukset hinnoittelumalleista ja 72:n datahuoneen tarjoajan keskimääräiset luvut.

Kiinteät suunnitelmat (kiinteä kuukausimaksu)

Kiinteät tilaukset sisältävät kiinteähintaisia hinnoittelusuunnitelmia, joihin sisältyy ennalta määriteltyjä palveluja ja tuotteita. Tämä on nykyään suosituin laskutustapa virtuaalisen datahuoneen maailmassa, ja sitä tarjoaa 29 VDR-palveluntarjoajista 72:sta. Nämä datahuonetoimittajat veloittavat kuukausittain välillä 10-1 295 dollaria tai 241,87 dollaria kuukaudessa keskimäärin.

On syytä huomata, että nämä hintaluokat perustuvat kuukausimaksuihin, kun taas monet VDR-myyjät tarjoavat alennuksia vuosisuunnitelmissa.

VDR-toimittajat voivat yhdistellä erilaisia ominaisuuksia, kuten 10 Gt tallennustilaa + yksi projekti + rajattomasti käyttäjiä, ja rajoituksia kilpailukykyiseen hinnoitteluun keskivertoyrityksen tarpeiden mukaan.

Monet VDR-palveluntarjoajat tarjoavat myös neuvoteltavissa olevia räätälöityjä suunnitelmia suuremmille yrityksille. Jos olet suuryritys, jolla on useita laajoja projekteja työn alla, voit varmasti hyötyä vaihtoehdosta, jossa on rajoittamaton määrä tallennustilaa ja datahuoneita. 

Todennäköisesti kauppahuoneen myyjä tarjoaa myös joitakin lisäetuja henkilökohtaisen tuen, kehittyneemmän roolijärjestelmän pääsynvalvontaa varten ja niin edelleen.

Paras yrityksille: Kaikenlaisille yrityksille, sillä porrastetut kiinteät suunnitelmat sopivat kaikenkokoisille yrityksille.

Käyttäjäkohtainen

Käyttäjäkohtaiseen hinnoittelumalliin sisältyy toistuva kuukausimaksu, joka perustuu datahuoneen käyttäjien määrään. VDR-käyttäjien määrän mukaan maksaminen on yksi vanhimmista ja yksinkertaisimmista vaihtoehdoista. Kaiken kaikkiaan 72:sta datahuonetoimittajasta 24 veloittaa käyttäjäkohtaisesti. 21 palveluntarjoajaa  tarjoaa 2,5-120 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, ja keskimäärin 31,72 dollaria yhdestä käyttäjästä. Muut kolme toimittajaa tarjoavat tiettyyn käyttäjämäärään perustuvia kuukausitilauksia, jotka vaihtelevat 500 ja 1000 dollarin välillä kuukausittain.

Jos liiketoimintaasi liittyy intensiivistä tietojenvaihtoa ja tiedät, kuinka monta käyttäjää on odotettavissa, tämä hinnoittelumalli saattaa sopia yrityksellesi parhaiten.

Paras yrityksille: Pienet yritykset (alle 100 työntekijää) ja startup-yritykset, jotka käyttävät suuria tietomääriä.

Sivukohtainen 

Sivukohtainen hinnoittelumalli sisältää kuukausitilauksen, joka perustuu tietohuoneen kautta käsiteltyjen asiakirjasivujen määrään. Tämä hinnoittelumalli ei näytä olevan suosittu, sillä vain viisi toimittajaa 72:sta tarjoaa tätä hinnoittelumallia. Hinta vaihtelee 0,1 ja 0,75 dollarin välillä sivua kohti, keskiarvon ollessa 0,48 dollaria sivua kohti tai 4 800 dollaria 10 000 sivua kohti (~ 1 GB).

Sivukohtaiseen hinnoitteluun sisältyy yleensä mahdollisuus ostaa lisäkapasiteettia lisämaksua vastaan. Lisäksi VDR-yritykset saattavat laskea sivut eri tavalla riippuen asiakirjatyypeistä, erityisesti muista kuin PDF-tiedostoista. Tämän vuoksi tämä hinnoittelumalli vaikuttaa pitkällä aikavälillä erittäin kalliilta ja arvaamattomalta.

Paras yrityksille: Yritykset, joilla on pieni asiakirjavirta lyhyissä sopimuksissa, yleensä alle 1 GB kuukaudessa. Muuten maksat huomattavasti liikaa muihin hinnoittelumalleihin verrattuna.

Asiakirjojen tallennuskapasiteetti

Tallennuskapasiteetin hinnoittelumalli sisältää toistuvan tilauksen, joka perustuu datahuoneessa käytettyihin gigatavuihin. Se on harvinainen lähestymistapa, jota edustaa DealVDR by Finsight. Se veloittaa 416 dollaria tallennustilaa kohden, ja ylläpitäjiä ja käyttäjiä on rajattomasti.

Gb-hinnoittelumalli voi olla paras vaihtoehto, jos verkkokauppasi eivät tuota suuria tietomääriä, kuten ääni- tai videotallenteita ja muita suuria tiedostoja. Muussa tapauksessa sinun on jatkuvasti päivitettävä tallennustilaa, mistä saattaa aiheutua huomattavia lisäkustannuksia.

Paras yrityksille: Yritykset, jotka vaihtavat pääasiassa pieniä tekstitiedostoja.

Ominaisuutta kohti

Toimintokohtainen hinnoittelumalli sisältää toistuvan tilauksen, joka perustuu tiettyihin tarpeisiin räätälöityihin, käsin valittuihin tuotteisiin ja palveluihin. Vain kaksi VDR-palveluntarjoajaa 72:sta noudattaa tätä lähestymistapaa, ja ne tarjoavat 92,25 ja 184,5 dollaria kuukaudessa lähtöhintoina. Tietotilojen skaalautumisen vuoksi voit maksaa pitkällä aikavälillä paljon enemmän.

Paras liiketoimintaan: Yritykset, jotka työskentelevät lyhyiden sopimusten parissa ennalta määrättyjen vaatimusten mukaisesti.

Sekalaiset suunnitelmat

Sekatilaukset ovat toistuvia tilauksia, joissa yhdistyvät kiinteiden tilausten ja muiden hinnoittelumallien ominaisuudet. Tällaiset VDR-palveluntarjoajat veloittavat keskimäärin 337,3 dollaria kuukaudessa. Jotkin VDR-palveluntarjoajat saattavat tarjota matalan tason käyttäjä- ja ominaisuussuunnitelmia sekä ylimmän tason kiinteitä tilauksia. Kaiken kaikkiaan  11 VDR-toimittajaa 72:sta noudattaa tätä lähestymistapaa.

Paras yrityksille: Pienet ja keskisuuret yritykset, joilla on tilaustarjouksia ja vaihtelevia vaatimuksia.

Virtuaalisen konesalin kustannuksiin vaikuttavat tekijät vuonna 2023

Seuraavien virtuaalisen datahuoneen vaihtoehtojen vertailu auttaa ymmärtämään virtuaalisen datahuoneen kustannuksia ja sen vastinetta rahalle. Näin voit luottaa hyvään investointiin, joka hyödyttää tiimisi tuottavuutta ja suorituskykyä.

Turvallisuus

Arkaluonteisten tietojen suojaaminen on virtuaalisen konesaliratkaisun selkäranka ja sen päätarkoitus. Siksi tämä on tärkein kriteeri, jota potentiaaliset käyttäjät voivat vertailla. Ja tässä on, mitä etsiä tietoturvaominaisuuksien luettelosta:

• 256-bittinen salaus
• Kehittynyt kaksitekijätodennusmenettely
• Dynaaminen vesileima
• Tietojen palautusvaihtoehdot
• Kansainvälisten turvallisuussertifikaattien noudattaminen
• Luottamuksellisten tietojen turvallinen tallennus

Asiakirjojen hallintatyökalut

Tietojen turvallisen tallentamisen ja vaihdon lisäksi sinulla pitäisi olla käytössänne kätevät työkalut tietojen hallintaan, eli tietojen lataamiseen, lataamiseen, jäsentämiseen, siirtämiseen, poistamiseen, muokkaamiseen jne.

• Joukkolataus
• Vedä ja pudota
• Automaattinen indeksointi
• Laajennettu asiakirjahaku
• Tuki monille asiakirjaformaateille
• Kaukosilppuri
• Versionhallinta
• Sisäänrakennettu sähköinen allekirjoitus

Projektinhallinta

Sen lisäksi, että tietohuoneet tarjoavat asiakirjojen turvallisuuden ja arkaluonteisten asiakirjojen hallintaan liittyviä ominaisuuksia, ne tarjoavat myös projektin hallinnan koko elinkaaren ajan. Näin ollen tiimit saavat integroituja ominaisuuksia työnkulkujen ja tiimin sisäisen viestinnän yksinkertaistamiseen ja virtaviivaistamiseen sekä useiden kauppojen samanaikaiseen hallintaan.Tietokantatilojen avulla voidaan yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa työnkulkuja ja viestintää tiimin sisällä.

Heillä on esimerkiksi aina pääsy datahuoneessa oleviin yrityshakemistoihin, osallistujille annettuihin tehtäviin, kaikkiin muilta osapuolilta tuleviin pyyntöihin, due diligence -tietopyyntöihin, kaikkiin tarkistuslistaan sisältyviin digitaalisiin asiakirjoihin, integraatioihin ja välitavoitteisiin.

Varastointimäärä

On olennaista, että pilvitallennustilaa on riittävästi intensiivistä tiedonvaihtoa varten kaupan aikana ja sulautuman jälkeisessä integraatiossa. Tallennustilan osalta kannattaa pyrkiä liiketoiminnan tarpeisiin, mutta on tärkeää, että  vähintään 10 GB (100-500 GB on parempi) on käytettävissä pitkän aikavälin yhteistyötä varten.

Käyttäjien määrä

Yrityskauppoihin osallistuu monia osapuolia, ylemmistä johtajista, hallituksen jäsenistä, talousjohtajista ja toimitusjohtajista lakimiehiin, investointipankkiireihin ja muihin neuvonantajiin. 

Harvard Business Review on havainnut, että yritykset käyttävät vuosittain yli 40 miljardia dollaria neuvonantajiin , ja se on paljon käyttölupia datahuoneessa. Siksi on parempi pyrkiä suunnitelmiin, jotka tarjoavat rajattomasti käyttäjiä ja ylläpitäjiä. 

Brändäysvaihtoehdot

Työnantajabrändäys auttaa rekrytoimaan uusia työntekijöitä, vähentämään palkkauskustannuksia ja parantamaan työntekijöiden sitoutumista, kertoo Entrepreneur. 

Samat säännöt koskevat digitaalista brändäystä, myös virtuaalisia konesaleja. Siksi on parempi, jos konesalissa on seuraavat brändäysvaihtoehdot:

• Mukautetut NDA:t ja muut sopimukset
• Yritysten logot ja väriteemat
• Mukautettavat kutsusähköpostit
• Mukautettavat otsikot ja alatunnisteet

Edistyneet ominaisuudet 

Tämä ominaisuus ei ole kaikkien VDR-palveluntarjoajien oma ominaisuus, mutta sillä on erittäin myönteinen vaikutus työnkulkuihin ja yhteistyöhön:

• Tehtävien hallinta. Tiimistä tulee organisoidumpi, kun johtaja voi jakaa tehtäviä ja seurata niiden edistymistä. Lisäksi jokainen tiimin jäsen on tietoinen tehtävistä ja määräajoista ja tietää roolinsa ja vastuunsa projektissa.
• Slackin integrointi. Tämä integraatio tekee työnkuluista tiimipohjaisempia, mikä johtaa asiakirjojen jakamiseen ja viestinnän optimointiin. Jos virtuaalinen konesaliohjelmisto itsessään sisältää kuitenkin monia ominaisuuksia näitä prosesseja varten, Slack-integraatio ei muuta mitään.
• Sisäänrakennettu Excel-katseluohjelma. Excel-katseluohjelman avulla voit käyttää ja tarkastella taulukkolaskentataulukoita suoraan virtuaalisen datahuoneen alustalla ilman lisäosia.
• Syvällinen analytiikka. Yksityiskohtaiset tiedot istunnon kestosta, siitä, kuinka monta kertaa luottamuksellisia asiakirjojasi on ladattu, katsottu tai tulostettu, ja tietyn tiedoston avanneiden käyttäjien määrästä ovat arvokkaiden tietojen lähde, kun olet tekemisissä sijoittajien, mahdollisten ostajien jne. kanssa.
• Älykäs haku. Ainutlaatuisen mekanismin avulla voit tehdä haun koko sisällöstä, ja ennen asiakirjan avaamista se näyttää sinulle osan siitä.

Miten valita edullisin datahuoneen hinnoittelutapa?

Voit seurata tätä ohjetta itsearviointikysymysten avulla, jotta voit valita kustannustehokkaimman datahuoneen hinnoittelutavan.

Hahmottele tarpeesi

Sinun tulisi ensin hahmotella vaatimuksesi, mukaan lukien sopimuksen tyyppi, datahuoneen käytön kesto, käyttäjien määrä jne. Se auttaa sinua muotoilemaan ihanteellisen datahuoneen tarpeisiisi. Tarkista seuraavat kysymykset:

1. Mihin käytän konesalia?
   Esimerkki: M&A, asiakirjojen säilyttämiseen, päivittäiseen yhteistyöhön.
2. Kuinka monta käyttäjää tarvitsen tätä varten?
   Esimerkki: 20, 30, 50 käyttäjää tai koko yritys.
3. Minkä tyyppisiä asiakirjoja säilytän konesalissa?
   Esimerkki: Videot, PDF-tiedostot, kuvat ja tekstitiedostot.
4. Kuinka paljon tallennustilaa tarvitsen näitä asiakirjoja varten?
   Esimerkki: 1 Gt on 30 minuuttia HD-videota, 600 HD-kuvaa ja 10 000 asiakirjaa.
5. Mitä VDR-ominaisuuksia tarvitsen tähän?
   Esimerkki: 256-bittinen salaus, yksityiskohtaiset käyttöoikeudet jne.

Määrittele datahuoneen budjetti

On helpompi valita tarpeisiisi parhaiten sopiva datahuoneen hinnoittelumalli, jos arvioit projektisi budjetin. Tarkista seuraavat kysymykset:

6. Kuinka paljon voin käyttää datahuoneeseen, kun otetaan huomioon tarpeet ja projektin kesto? 
   Esimerkki: 2 500 dollaria kolmelta kuukaudelta, 15 000 dollaria vuodessa.
7. Paljonko voin varata skaalautuvuusdatahuoneen kustannuksiin?
   Esimerkki: 5 000 dollarin lisäkustannukset vuodessa.
8. Miten perinteisen projektin budjetti vertautuu datahuoneen budjettiin?
   Esimerkki: 50 000 dollaria vs. 20 000 dollaria.

Vertaa virtuaalisen datahuoneen tarjoajia

Kun olet määrittänyt datahuonevaatimuksesi ja budjettisi, voit tarkistaa, vastaavatko datahuonepalvelujen tarjoajien hinnoittelukäytännöt niitä. Tarkista seuraavat itsearviointikysymykset:

9. Millaisen hinnoittelumallin VDR-palveluntarjoaja tarjoaa?
10. Täyttääkö tämä VDR-palveluntarjoaja projektini vaatimukset?
11. Täyttääkö tämä VDR-palveluntarjoaja turvallisuusvaatimukseni?
12. Tarjoaako tämä palveluntarjoaja rajattomasti käyttäjiä, ylläpitäjiä ja tallennustilaa?
13. Kuinka kalliita ovat tämän VDR-palveluntarjoajan datahuoneen skaalautuvuusvaihtoehdot?
14. Tarjoaako tämä palveluntarjoaja ilmaisen kokeilujakson?
15. Tarjoaako kyseinen palveluntarjoaja räätälöityjä suunnitelmia, jotka perustuvat tarpeisiisi ja vaatimuksiisi?
16. Onko tästä datahuoneen tarjoajasta olemassa tosielämän arvosteluja?

Neuvottele datahuoneiden tarjoajien kanssa

VDR-hinnoittelusuunnitelmissa on mahdollista neuvotella tietyistä maksuehdoista ja ominaisuuksista. Esimerkiksi jotkin datahuoneen tarjoajat eivät veloita mitään ennen kuin hanke otetaan käyttöön. Voit kertoa tarpeistasi ja sopia virallisesti ilmoitettua alhaisemmista hinnoista.

Etsi kampanjoita ja alennuksia

Voit tarkistaa alennukset ja tarjoukset. Monet konesalipalvelujen tarjoajat tarjoavat jopa 45 %:n vuosittaisia alennuksia, tervetuliaisalennuksia ja erikoistarjouksia niputetuista palveluista. Voit myös seurata datahuonepalvelujen tarjoajien verkkosivuja suositteluohjelmien kautta, jotka tarjoavat hinnanalennuksia liitännäisasiakkaille.

Päätä paras hinnoittelutapa

Lasketaan nyt datahuonehankkeen kustannukset seuraavien parametrien avulla, jotka perustuvat tutkimuksemme VDR-palvelujen tarjoajien keskimääräisiin hintoihin:

• 30 käyttäjää
• 10 Gt suojattua tiedostojen tallennustilaa
• 6 kuukauden kesto

VDR-myyjän maine

Nykyaikaisen näköinen verkkosivusto, monipuoliset ominaisuudet, kilpailukykyinen hinnoittelu sekä lupaus virheettömästä toiminnasta ja tauottomasta tuesta – mitä muuta voisit pyytää? Vaikka tämä voi olla unelmiesi VDR-palveluntarjoaja, on parasta tarkistaa asia puolueettomista lähteistä. 

Jotta voit muodostaa puolueettoman mielipiteen myyjästä, suosittelemme lukemaan arvosteluja ja asiakaskertomuksia luotettavista lähteistä, kuten G2, Capterra, tai SoftwareAdvice. Olet myös tervetullut tutustumaan perusteelliseen luokitukseemme parhaista virtuaalisen konesalin tarjoajista.

Kannattaako virtuaaliseen datahuoneeseen investoida?

Virtuaaliseen konesaliratkaisuun sijoittaminen hyödyttää kaikkia liiketoimintaprosesseja, koska VDR-palveluntarjoajat antavat sinulle:

• Top-notch security. Nykyaikaiset VDR-palveluntarjoajat tarjoavat ympärivuorokautista suojausta, säännöllisiä järjestelmäpäivityksiä ja hyvin koordinoitua työtä virustorjuntaohjelmilla kaikkien riskien estämiseksi. Kansainvälisten standardien noudattaminen takaa VDR-toimittajan kattavan lähestymistavan turvallisuusnäkökohtiin;
• Mukava tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen hallinta. Virtuaaliset konesalit sisältävät huipputeknisiä työkaluja, jotka tehostavat due diligence-prosessia, M&A, varainhankinnan, IPO:t ja muut yritystransaktiot. M&A-työnkulut, viestitystyökalut, vedä ja pudota -lataus, muokkaus ja sitoutumisraportit auttavat yhteistyökumppaneita, investointipankkiireja ja mahdollisia ostajia nopeuttamaan kauppoja.
• Täydellinen tietojen ja käyttäjien hallinta. Virtuaaliset konesalit tarjoavat huippuluokan ominaisuuksia yksityiskohtaisiin käyttöoikeuksiin ja tiedostojen seurantaan. Ylläpitäjät voivat määrittää toimintoja, jotka koskevat mm. tiedostojen katselua, muokkausta, tulostusta ja jakamista.
• Asiantuntijatuki. Parhaimmilla virtuaalisen datahuoneen palveluntarjoajilla on ammattilaisryhmä, joka tarjoaa 24/7 teknistä tukea ja käyttöönottotukea.

Keskeiset asiat

Datarooms.orgin tutkimus 116:sta datahuonepalveluntarjoajasta löysi  kuuden hinnoittelumallia, mukaan lukien kiinteät, käyttäjäkohtaiset, sivukohtaiset, ominaisuuksittaiset, gigatavuittaiset ja sekamallit.

Tärkeimmät tekijät, jotka määrittelevät datahuoneen hinnoittelun, ovat turvallisuus, datahuoneen ominaisuudet, tallennuskapasiteetti, käyttäjämäärä ja brändivaihtoehdot. 

On ratkaisevan tärkeää löytää paras hinnoittelutapa, koska sen avulla voit säästää sopimuksen IT-kustannuksia ja parantaa työnkulkuja edullisimman datahuoneen avulla. 

Kun valitset datahuoneen hinnoittelusuunnitelmaa, määrittele tarpeesi ja budjettisi, käytä virtuaalisen datahuoneen kustannusvertailua ja neuvottele alennuksista. Älä aliarvioi reaalimaailman virtuaalisen datahuoneen arvostelujen arvoa, käytä aikaa ja muista: ilmainen kokeiluversio kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

FAQ