Nykypäivän virtuaaliset datahuoneet ovat ylittäneet fyysiset edeltäjänsä kaikin tavoin. Ne ovat yhtä turvallisia, luotettavia ja kustannustehokkaita, mutta ne tarjoavat enemmän joustavuutta, etäkäytön mukavuuden ja hinnoittelun jokaiseen budjettiin. Valitettavasti kun valitset yrityksellesi VDR-palveluntarjoajaa, etsit tasapainoa ominaisuuksien ja hinnan välillä, ja jälkimmäinen on helppo jättää huomiotta.
Jotta välttyisit ostajan katumukselta, katsotaanpa, mistä virtuaalisen datahuoneen ratkaisusta tarkalleen ottaen maksat ja miten voit valita oikean suunnitelman, jonka kustannukset ovat ennakoitavissa.
Tietohuoneen hinnoittelustrategiat
VDR-toimittajat käyttävät useita hinnoittelurakenteita ja vaihtelevat suuresti laskuttaessaan virtuaalisia datahuoneratkaisujaan. Tietoon perustuvan päätöksen tekemiseksi on parasta tuntea vaihtoehtosi.
Käyttäjäkohtainen
Virtuaalisen datahuoneen hinnoittelussa VDR-käyttäjien määrän mukaan maksaminen on yksi vanhimmista ja yksinkertaisimmista vaihtoehdoista. Jos liiketoimintaasi liittyy intensiivistä tietojenvaihtoa ja tiedät, kuinka monta käyttäjää on odotettavissa, tämä saattaa sopia yrityksellesi parhaiten.
Sivukohtainen
Monet toimittajat laskuttavat datahuoneen kautta käsiteltyjen asiakirjasivujen määrän mukaan. Tämä on hyvä valinta yrityksille, joiden asiakirjavirta on pieni tai keskisuuri. Sivukohtainen hinnoittelu sisältää yleensä tietyn määrän sivuja, ja lisäkapasiteettia voi ostaa lisämaksusta.
Asiakirjojen tallennuskapasiteetti
Jos verkkokauppasi eivät tuota suuria määriä dataa, kuten ääni- tai videotallenteita ja muita suuria tiedostoja, tämä voi olla paras vaihtoehtosi. Muussa tapauksessa sinun on jatkuvasti päivitettävä datan tallennuskapasiteettia, mistä saattaa aiheutua huomattavia lisäkustannuksia.
Kuukausi- tai vuosisuunnitelmat
Tämä on nykyään suosituin laskutustapa virtuaalisen datahuoneen maailmassa. VDR-toimittajat voivat yhdistellä erilaisia ominaisuuksia ja rajoituksia kilpailukykyiseen hinnoitteluun keskivertoyrityksen tarpeisiin sopiviksi. Esimerkiksi perussuunnitelma voi sallia vain yhden projektin ja siinä voi olla 10 Gt:n yläraja, mutta vieraskäyttäjien lukumäärää ei ole rajoitettu.
Monet datahuoneiden tarjoajat tarjoavat myös neuvoteltavissa olevia räätälöityjä suunnitelmia suuremmille yrityksille. Jos olet suuryritys, jolla on useita laajoja projekteja työn alla, hyödyt varmasti vaihtoehdosta, jossa on rajoittamaton tallennustila ja datahuoneet. Todennäköisesti jakeluhuonetoimittaja tarjoaa myös joitakin lisäetuja henkilökohtaisen tuen, kehittyneemmän roolijärjestelmän pääsynvalvontaa varten ja niin edelleen.
Tietohuoneen tuen ominaisuudet ja hinnoittelu
Muuten, tuen kattavuus on aivan yhtä tärkeää kuin hankkimasi gigatavujen ja käyttäjien määrä.
Oletetaan, että tiimisi on minuuttien päässä sopimuksen tekemisestä, kun virtuaalisen datahuoneratkaisusi tiedostonjako-ominaisuus lakkaa yhtäkkiä toimimasta, eikä toinen osapuoli voi vastaanottaa tarkistettua sopimusta. Asiakkaasi ovat eri aikavyöhykkeellä, heidän työpäivänsä lähestyy loppuaan, ja fuusion on tultava voimaan huomisaamuna. Kenelle soitat?
Ohjelmistoissa tai laitteistoissa voi esiintyä toimintahäiriöitä, ja juuri silloin virtuaalisen datahuoneohjelmiston ympärivuorokautinen monikielinen tuki kannattaa. Useimmat datahuonepalvelujen tarjoajat tarjoavat kalliimpiin paketteihinsa lisävarusteita. Lisäominaisuudet voivat olla todella käteviä, ja niihin kuuluvat yleensä mm. seuraavat:
- Ympärivuorokautinen tuki useilla kielillä
- Live-chat ja puhelinyhteys oletussähköpostivaihtoehdon lisäksi.
- Nopea vastaus – 15 minuuttia ja alle
- Oma johtaja/asiantuntija
- Suunnitelmamaksuun sisältyvä käyttöönotto
Tuen laatu on keskeinen tekijä, joka voi vaikuttaa virtuaalisen datahuoneen hinnoitteluun. Totuus on, että kustannusten nousu on mitättömän pieni verrattuna riskiin, että joudut kohtaamaan odottamattomia teknisiä ongelmia.
On kuitenkin muutama muukin asia, jotka on otettava huomioon, kun valitset tarpeisiisi sopivaa VDR-ratkaisua. Katsotaanpa nopeasti.
VDR:n lisäominaisuudet
Sen lisäksi, että tutustut suunnitelmaan sisältyviin virtuaalisen datahuoneen vakio-ominaisuuksiin, pidä silmällä myyjien tarjoamia lisäarvoja, jotta pääset kilpailijoiden edelle. Tietyt lisätoiminnot voivat olla juuri sopivia yrityksellesi ja antaa vaa’an kallistua sen toimittajan hyväksi, joka on nähnyt vaivaa niiden sisällyttämiseksi.
Seuraavassa on joitakin esimerkkejä lisäominaisuuksista, jotka voivat saada virtuaalisen datahuoneen erottumaan joukosta:
- Brändäysvaihtoehdot. Jos asiakkaasi näkisivät yrityksesi nimen ja logon joka kerta, kun he astuvat jaettuun datahuoneeseen, se jättäisi pysyvän vaikutelman. Monet suuret toimijat, kuten iDeals ja ShareVault, tarjoavat tätä huipputason suunnitelmissaan.
- Saatavuutta koskevat lisäominaisuudet. Tähän voi sisältyä tilattavissa oleva pilvi- tai sisäinen hosting-ratkaisu, jossa on 99,5 prosentin käytettävyystakuu, ylimääräisiä datakeskuksia ja erilaisten standardien, kuten ISO 27001, GDPR, HIPAA ja muiden, noudattaminen.
- Parannettu turvallisuus. Käyttäjäoikeuksien ja -roolien mukauttaminen, kaksitekijäinen valtuutus ja yhteyksien hyväksyminen ennalta määritetyistä IP-osoitteista – näitä lisäturvatoimia tarjoavat useimmat korkeampihintaiset toimittajat.
Monien datahuoneen tarjoajien kanssa voit maksaa tietyistä lisäominaisuuksista. Sinun on kuitenkin asetettava ne tärkeysjärjestykseen tarpeidesi mukaan.
Virtuaalisen datahuoneen kustannuksiin vaikuttavat tekijät
Seuraavien virtuaalisen datahuoneen vaihtoehtojen vertailu auttaa ymmärtämään ratkaisun vastinetta rahalle. Näin voit luottaa hyvään investointiin, joka hyödyttää tiimisi tuottavuutta ja suorituskykyä.
Turvallisuus
Arkaluonteisten tietojen suojaaminen on virtuaalisen datahuoneratkaisun selkäranka ja sen päätarkoitus. Siksi tämä on tärkein kriteeri, jota potentiaaliset käyttäjät vertailevat. Ja tässä on, mitä etsiä tietoturvaominaisuuksien luettelosta:
- 256-bittinen salaus
- kehittynyt kaksitekijätodennusmenettely
- dynaaminen vesileima
- tietojen palautusvaihtoehdot
- kansainvälisten turvallisuussertifikaattien noudattaminen
- luottamuksellisten asiakirjojen turvallinen tallennus
Asiakirjojen hallintatyökalut
Tietojen turvallisen tallentamisen ja vaihdon lisäksi käytössäsi pitäisi olla käteviä työkaluja tietojen hallintaan, eli lataamiseen, lataamiseen, jäsentämiseen, siirtämiseen, poistamiseen, muokkaamiseen jne.
- massalataus
- vedä ja pudota
- automaattinen indeksointi
- laajennettu asiakirjahaku
- tuki monille asiakirjamuodoille
- etäluovutus
- versionhallinta
Projektinhallinta
Sen lisäksi, että datahuoneet tarjoavat asiakirjojen turvallisuuden ja arkaluonteisten asiakirjojen hallintaan liittyviä ominaisuuksia, ne tarjoavat myös projektin hallinnan koko elinkaaren ajan. Näin ollen tiimit saavat käyttöönsä integroituja ominaisuuksia, jotka yksinkertaistavat ja virtaviivaistavat työnkulkuja ja viestintää tiimin sisällä ja sen ulkopuolella.
Heillä on esimerkiksi aina pääsy datahuoneessa oleviin yrityshakemistoihin, osallistujille annettuihin tehtäviin, kaikkiin muiden osapuolten pyyntöihin, due diligence -tietopyyntöihin, kaikkiin tarkistuslistaan sisältyviin digitaalisiin asiakirjoihin, integraatioihin ja välitavoitteisiin.
Bonusominaisuudet
Tämä ominaisuus ei ole kaikkien VDR-palveluntarjoajien ominaisuus, mutta sillä on erittäin myönteinen vaikutus työnkulkuun ja yhteistyöhön:
- Tehtävien hallinta. Tiimistä tulee organisoidumpi, kun johtaja voi jakaa tehtäviä ja seurata niiden edistymistä. Lisäksi jokainen tiimin jäsen on tietoinen tehtävistä ja määräajoista ja tietää roolinsa ja vastuunsa projektissa.
- Slack-integraatio. Integraatio tekee työnkuluista tiimipohjaisempia, mikä johtaa asiakirjojen jakamiseen ja viestinnän optimointiin. Jos virtuaalinen datahuoneohjelmisto itsessään sisältää kuitenkin monia ominaisuuksia näitä prosesseja varten, Slack-integraatio ei muuta mitään.
- Sisäänrakennettu Excel-katseluohjelma. Excel-katseluohjelmalla pääset käyttämään ja katselemaan taulukkolaskentataulukoita suoraan virtuaalisen datahuoneen alustalla ilman lisäosia.
- Syvä analytiikka. Yksityiskohtaiset tiedot istunnon kestosta, siitä, kuinka monta kertaa luottamuksellisia asiakirjojasi on ladattu, katsottu tai tulostettu, ja tietyn tiedoston avanneiden käyttäjien määrästä ovat arvokkaiden tietojen lähde, kun olet tekemisissä sijoittajien, mahdollisten ostajien jne. kanssa.
- Älykäs haku. Ainutlaatuisen mekanismin avulla voit tehdä haun koko sisällöstä, ja ennen asiakirjan avaamista se näyttää sinulle osan siitä.
Luottaa asiantuntijavalintaamme – iDeals VDR
Käy verkkosivuillaVDR-myyjän maine
Nykyaikaisen näköinen verkkosivusto, monipuoliset ominaisuudet, kilpailukykyinen hinnoittelu sekä lupaus virheettömästä toiminnasta ja non-stop-tuesta – mitä muuta voisit vaatia? Vaikka tämä voi olla unelmiesi VDR-tarjoaja, on parasta tarkistaa asia puolueettomista lähteistä.
Jos haluat muodostaa puolueettoman mielipiteen myyjästä, suosittelemme lukemaan arvosteluja ja asiakaskertomuksia luotettavista lähteistä, kuten G2, Capterra tai Software Advice. Voit myös tutustua parhaiden virtuaalisen datahuoneen tarjoajien perusteelliseen luokitukseen.
Kannattaako virtuaaliseen datahuoneeseen investoida?
Toimialasta riippumatta johtajan prioriteetti on erittäin luotettava tietosuoja ja prosessien täysi hallinta. Ja virtuaaliset datahuoneet, toisin kuin muut ohjelmat, on luotu tätä varten. Sijoittaminen tähän tuotteeseen on siis hyödyllistä kaikille liiketoimintaprosesseille, koska VDR-palveluntarjoajat antavat sinulle:
Huippuluokan tietoturvan
Monet asiantuntijat ovat aivan oikein sitä mieltä, että luottamuksellisten tietojen tallentamista organisaation palvelimille tai perinteisiin tiedostojen jakopalveluihin, kuten Google Driveen, ei voi verrata virtuaalisiin datahuoneisiin. Loppujen lopuksi nykyaikaiset VDR-palveluntarjoajat tarjoavat 24/7-suojausta, säännöllisiä järjestelmäpäivityksiä ja hyvin koordinoitua virustorjuntaohjelmien työtä kaikkien riskien estämiseksi.
Lopuksi ja mikä tärkeintä, alustan yhteensopivuus kansainvälisten standardien kanssa takaa VDR-toimittajan kattavan lähestymistavan turvallisuusnäkökohtiin.
Kätevä ja turvallinen asiakirjojen hallinta
Virtuaaliset datahuoneet sisältävät uusimpia työkaluja, jotka tekevät due diligence -prosessista, M&A-järjestelyistä, varainhankinnasta, listautumisannista ja muista yritystapahtumista sujuvia. Näihin operaatioihin liittyy tunnetusti suuria määriä arkaluonteisia asiakirjoja, ja VDR-tietovarastot tarjoavat ominaisuuksia, joilla niitä voidaan hallita ja suojata tehokkaasti. Tämän seurauksena kumppanit, investointipankkiirit ja mahdolliset ostajat ovat halukkaampia tekemään yhteistyötä, mikä on myös suuri etu.
Tietojen ja käyttäjien täydellinen hallinta
Toisin kuin muut ratkaisut, virtuaaliset datahuoneet tarjoavat huippuluokan ominaisuuksia yksityiskohtaisiin käyttöoikeuksiin ja tiedostojen seurantaan. Niinpä esimerkiksi hallinnollinen käyttäjä määrittää kullekin osallistujalle toiminnot, jotka koskevat esimerkiksi tiedostojen katselua, muokkausta, tulostusta ja jakamista, ja voi sitten helposti seurata käyttäjien toimia reaaliajassa. Lisäksi, jos hallinnoija huomaa epäilyttävää toimintaa alustalla, syy voidaan jäljittää muutamalla klikkauksella.
Asiantuntijatuki
Parhaimmilla virtuaalisen datahuoneen tarjoajilla on ammattilaisryhmä, joka auttaa asiakkaita 24/7. Näin sinä ja työntekijäsi voitte saada käyttökoulutusta ja apua ohjelmistojen asentamisessa, asiakirjojen lataamisessa, jäsentämisessä ja teknisten ongelmien ratkaisemisessa tulevaisuudessa. Kuten huomaat, yhteistyö palveluntarjoajan kanssa jatkuu datahuoneiden asentamisen jälkeen valtavana tukena koko työnkulun ja kauppojen tekemisen ajan.
Loppupäätelmät
Vaikka virtuaalisten datahuoneiden hinnoittelurakenne onkin ensi näkemältä hämmentävä, se muuttuu varsin läpinäkyväksi, jos se pilkotaan pienempiin mielekkäisiin osiin. Eri suunnitelmien vertailu perustuu siihen, että tiedät, mitä keskeisiä ominaisuuksia yrityksesi tarvitsee, ja löydät budjettiisi sopivan paketin.
Älä aliarvioi datahuoneen arvostelujen arvoa, käytä aikaa ja muista: ilmainen kokeiluversio kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.
