Noin Ideals Virtual Data Room

Ideals on asiakaslähtöinen virtuaalisen datahuoneen tarjoaja, joka takaa moitteettoman asiakaspalvelun, helppokäyttöisyyden ja pankkitason turvallisuuden. Sisäänrakennetun redusoinnin, yksityiskohtaisen pääsynvalvonnan ja kehittyneiden kysymysten ja vastausten työnkulkujen kaltaisten ominaisuuksien avulla Ideals auttaa yrityksiä kasvamaan, erottumaan edukseen sekä olemaan tehokkaita ja kannattavia. Ideals on erittäin helppo ottaa käyttöön ja mukauttaa, ja sen 24/7-asiakastuki on aina paikalla tekemässä käyttäjäkokemuksesta tahrattoman sovelluksen sisäisen chatin, puhelimen ja sähköpostin välityksellä.

Idealsin virtuaalisen datahuoneen tavoitteena on tehdä käyttäjien yrityksistä tehokkaampia ja kannattavampia. Tällainen liiketoiminta- ja asiakaslähtöinen asenne käy selvästi ilmi yrityksen toiminta-ajatuksesta – “luomme lisää vaurautta maailmaan nopeuttamalla korkean panoksen liiketoimintapäätöksiä”.

Yrityksen pääkonttori sijaitsee Sveitsissä. Idealsilla on kuitenkin toimistot myös New Yorkissa, Lontoossa, Hongkongissa, Kyivissä, São Paulossa ja Melbournessa.

Idealsin käyttäjät ilmoittavat pitävänsä erityisesti yrityksen tarjoamista asiakaspalveluista, virtuaalisen datahuoneen helppokäyttöisyydestä, tarjottujen ominaisuuksien monipuolisuudesta ja kustannustehokkuudesta.

Idealsin asiakastukitiimi ylpeilee moitteettomalla palvelulla – 25 sekunnin puhelinvastausaika, 30 sekunnin chat-vastausaika ja 30 minuutin sähköpostivastausaika. Lisäksi he tarjoavat live-koulutuksia asiantuntijoiden kanssa, erityisen projektinhallintatiimin ja sovelluksen sisäisen chat-tuen 24/7. Lisäksi tukitiimi puhuu 13 kieltä, joten käyttäjät ympäri maailmaa voivat olla varmoja, että heitä kuunnellaan, ymmärretään ja autetaan.

Virtuaalisen datahuoneohjelmiston lisäksi Idealsilla on myös toinen tuote – Ideals Board. Kyseessä on hallituksen hallinto-ohjelmistoratkaisu, jonka tarkoituksena on parantaa hallituksen viestintää ja tehostaa hallituksen kokousten toimintaa.

Kaikki uudet Ideals-asiakkaat ovat tervetulleita 30 päivän ilmaisella kokeilujaksolla testaamaan kaikkia virtuaalisen datahuoneen ominaisuuksia. Hinnoittelutietoja ja räätälöityä tarjousta varten käyttäjät voivat ottaa yhteyttä myyntiedustajaan.

Hinnoittelusuunnitelmat

Idealsilla on tilauspohjainen hinnoittelumalli, jossa on kolme mukavaa suunnitelmaa: Pro, Business ja Enterprise. Mahdolliset asiakkaat voivat ottaa yhteyttä myyntiedustajaan saadakseen hinnoittelutiedot ja räätälöidyn tarjouksen.

Ominaisuuksien ja palveluiden valikoima vaihtelee kussakin tilauksessa, sillä kukin suunnitelma on suunniteltu vastaamaan projektin tai kaupan erilaisia tarpeita. Tämä tulee tilaussuunnitelmien mukana:

Riippumatta siitä, minkä tilausohjelman valitset, kaikki asiakkaat saavat:

• Kahden tekijän todennus
• Yksityiskohtaiset kirjausketjut ja raportit
• Kaukosilppuri 
• Erinomainen brändäys
• SOC 1/2/3- ja ISO 27001:2013 -sertifioidut palvelinkeskukset.

Lisäksi kaikki Ideals-ehdokkaat ovat tervetulleita 30 päivän ilmaisella kokeilujaksolla.

Kuten odotettua, ominaisuuksien määrä kuitenkin vaihtelee kunkin tilauspaketin mukaan. Alla olevasta taulukosta käy ilmi, mitä ominaisuuksia Pro-, Business- ja Enterprise-tilaukset sisältävät.

	Pro	Business	Enterprise
Asiakaspalvelu	Standard	Premium	Premium
Tukitaso	Standardi 24/7: sähköposti, chat, puhelin	Premium 24/7: sähköposti, chat, puhelin	Omistautunut tiimi
Valmistelu-/kokeilujakso	30 päivää	30 päivää	Rajoittamaton
Live-koulutus asiantuntijan kanssa	1 tunti per projekti	Rajoittamaton jaettujen asiantuntijoiden kanssa	Rajoittamaton ja oma asiantuntija
Datahuoneen asennus	❌	❌	✅
Erityinen projektiryhmä	❌	❌	✅
Turvallisuus	Standardi	Standardi	Edistyneet
Sisäänrakennettu editointi	✅	✅	✅
Pääsyn päättyminen ajan mukaan	✅	✅	✅
Pääsyn päättyminen IP-osoitteen mukaan	❌	✅	✅
Kirjautuminen datahuoneeseen omalta verkkosivustolta	❌	✅	✅
Aidan näkymä	✅	✅	✅
Dokumenttien hallinta	Standardi	Edistynyt	Edistynyt
Automaattinen indeksinumerointi	✅	✅	✅
Kokotekstihaku	✅	✅	✅
Optinen kirjaintunnistus	✅	✅	✅
Asiakirjojen etiketit	❌	✅	✅
Yhteistyö ja raportointi.	Standardi	Edistyneet	Edistyneet
Käyttäjän toiminnan seuranta	✅	✅	✅
Yksityiskohtainen kirjausketju	✅	✅	✅
Huomautukset ja kommentit	✅	✅	✅
Q&A	Vakiomuotoiset työnkulut	Vakiomuotoiset työnkulut	Edistyneet työnkulut
Räätälöinti ja integraatiot	Standardi	Edistyneet	Edistyneet
Mukautettu brändäys	Standardi	Edistynyt	Täysi
Mukautetut käyttöehdot ja NDA	✅	✅	✅
Single Sign-On -integraatio	❌	❌	✅
Asiakkaan hallinnoimat salausavaimet	❌	❌	✅

Asiakastuki

Asiakaspalvelun laatu on Idealsin tärkein prioriteetti, ja positiivinen käyttäjäpalaute luotettavilla alustoilla, kuten G2 ja Capterra todistavat sen. Esimerkiksi Idealsin asiakaspalvelu tarjoaa:

• Sovelluksen sisäinen live-chat-tuki. Käyttäjät voivat saada apua sovelluksen sisällä live-chatin kautta.
• Monikielinen tuki. Idealsin asiakastukitiimi puhuu 13 kieltä.
• 24/7/365 saatavuus. Kaikkiin käyttäjän kyselyihin vastataan nopeasti mihin vuorokauden aikaan tahansa.
• 30 minuutin vastausaika sähköpostitse.  Ideals-tukitiimi vastaa kysymyksiin yleensä 30 minuutin kuluessa sähköpostitse.
• 30 sekunnin chat-vastausaika. Vastaus chat-toiminnolla on erittäin nopea – käyttäjät saavat vastauksen tukitiimin jäseneltä 30 sekunnissa.
• 25 sekunnin puhelintukiaika. Kun käyttäjät ottavat yhteyttä asiakastukeen puhelimitse, he saavat vastauksen 25 sekunnissa. 
• Live-koulutus asiantuntijan kanssa. Ideals varmistaa, että kaikki käyttäjät osaavat käyttää virtuaalista datahuonettaan tarjoamalla asiantuntijoiden live-koulutusta.
• Help center, jossa on oppaita ja yksityiskohtainen FAQ-osio. Useimmin kysytyt kysymykset ja yleiset tilanteet selitetään yksityiskohtaisesti. 
• Omistettu projektipäällikkö tai -tiimi. Ideals tarjoaa omistettuja projektipäälliköitä tai -tiimejä, jotka yksinkertaistavat asiakkaiden projektinhallintaa.
• Valmistelu/kokeilujakso. Ideals tarjoaa ilmaisen 30 päivän kokeilujakson virtuaalisen datahuoneen testaamista tai sen aktiivisen käytön valmistelua varten.

Turvaominaisuudet

Kaikki Idealsin virtuaalisen datahuoneen tarjoamat tietoturvaominaisuudet voidaan jakaa kolmeen pääluokkaan: asiakirjojen turvallisuus, pääsyn turvallisuus sekä turvallisuusvaatimusten noudattaminen ja sertifioinnit. Seuraavassa luetellaan kunkin luokan tärkeimmät ominaisuudet.

Asiakirjojen turvallisuus

• Sisäänrakennettu redusointi. Tämän ominaisuuden avulla tekstin/asiakirjan tai kuvien tietyt alueet, jotka sisältävät erittäin luottamuksellisia tai henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja, voidaan mustata.
• Etäsilppaus ja IRM ilman liitännäistä. Tämä ominaisuus mahdollistaa tiedoston salauksen käyttöönoton, kun se avataan tai ladataan.
• Aitanäkymä. Aitanäkymä luo digitaalisen aidan, joka estää käyttäjää näkemästä koko tiedostoa ja siten kopioimasta tiedostoa tai ottamasta kuvakaappauksia.
• Dynaamiset vesileimat. Aina kun asiakirjaa tarkastellaan, tulostetaan tai ladataan, henkilökohtaisesti tunnistettavat merkit peittävät tiedoston automaattisesti, mikä lisää turvallisuutta.
• Turvallinen taulukkolaskentaohjelman katseluohjelma. Tämä Idealsin ainutlaatuinen ominaisuus mahdollistaa Excel-tiedostojen tarkastelun ja analysoinnin turvallisesti. Spreadsheet Viewer lataa, purkaa salauksen, käyttää vesileimoja ja näyttää asiakirjat missä tahansa verkkoselaimessa alkuperäisenä ja turvallisena Excel-tiedostona – sen sijaan, että se muunnettaisiin PDF-tiedostoksi.
• Rakeiset asiakirjaoikeudet. Tämän ominaisuuden avulla virtuaalisen datahuoneen ylläpitäjät voivat määrittää käyttöoikeudet kullekin yksittäiselle asiakirjalle tai kansiolle. Ideals tarjoaa kahdeksan tasoa yksityiskohtaisia käyttöoikeuksia: Ei yhtään, Aitanäkymä, Näytä, Lataa salattu PDF, Tulosta, Lataa PDF, Lataa alkuperäinen ja Lataa.

Pääsyn suojaus

• Aika- ja IP-käyttöoikeusrajoitus. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat rajoittaa pääsyä virtuaaliseen datahuoneeseen tietyistä IP-osoitteista ja tietyksi ajaksi.
• Pääsynvalvonta ja voimassaolon päättyminen. Tämän ominaisuuden avulla voidaan asettaa tiedostojen käytön päättymispäivämäärät ja määrittää käyttäjäistunnon kesto. Lisäksi ylläpitäjät voivat määrittää salasanan vahvuutta koskevia turvallisuuskäytäntöjä.
• Yksityiskohtaiset käyttäjäoikeudet. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat hallita käyttäjien käyttöoikeuksia sen mukaan, mikä on heidän roolinsa projektissa. Pääkäyttäjäryhmiä on kaksi – Järjestelmänvalvojat ja Käyttäjät. Käyttäjäoikeuksien määrittämisen avulla voidaan määrittää, ketkä käyttäjät voivat tarkastella, ladata PDF-tiedostoja turvallisesti, tulostaa, ladata originaaleja ja muokata tiedostoja virtuaalisessa datahuoneessa.
• Kaksitekijätodennus. Tämä ominaisuus mahdollistaa ylimääräisen turvavaiheen aktivoimisen kaikille VDR-käyttäjille. Käyttäjien on todennettava henkilöllisyytensä syöttämällä tekstiviestikoodi tai autentikointisovelluksen koodi päästäkseen virtuaalitietohuoneeseen.
• Käyttäjän henkilöityminen. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat tarkistaa, onko tietyillä käyttäjillä oikeat käyttöoikeudet “View As” -tilan kautta. Toisin sanoen se antaa ylläpitäjille mahdollisuuden tarkastella asiakirjoja tietyn käyttäjän näkökulmasta.
• Mobiililaitteiden hallinta. Tämän ominaisuuden avulla voidaan valvoa arkaluonteisten asiakirjojen saatavuutta ja hallita tiettyjen käyttäjien mobiililaitteiden tietoturvaominaisuuksia.

Tietoturvan vaatimustenmukaisuus ja sertifioinnit

• GDPR. Tämä on EU:n laki, ja sitä pidetään yhtenä maailman tiukimmista tietosuoja- ja tietoturvasäännöksistä. Se auttaa suojaamaan EU:n asukkaita ja organisaatioita tietomurroilta, jotka tapahtuvat mistä päin maailmaa tahansa.
• CCPA. Tämä on osavaltion laki, joka parantaa Kalifornian asukkaiden kuluttajansuojaa ja yksityisyyden suojaa.
• SOC 1/2/3. SOC-yhteensopivuus varmistaa, että käyttäjien tietoja hallitaan turvallisesti ja että heidän yksityisyyttään ja etujaan suojellaan.
• HIPAA. HIPAA:lla ylläpidetään terveydenhuollon tietojen turvallisuutta ja luottamuksellisuutta.
• ISO 27001. Tämä on tietoturvan hallintaa koskeva kansainvälinen standardi, jossa käsitellään tietoturvan kolmea ulottuvuutta: luottamuksellisuutta, eheyttä ja saatavuutta.

Käyttäjähallintaominaisuudet

Idealsin tarjoamiin käyttäjähallintaominaisuuksiin kuuluvat muun muassa seuraavat:

• Yhden/joukon käyttäjäkutsu. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat kutsua käyttäjiä virtuaaliseen datahuonetilaan yksitellen tai tarvittaessa satojen ja jopa tuhansien käyttäjien ryhmissä muutamalla napsautuksella.
• Yksityiskohtaiset käyttäjäoikeudet. Virtuaalisen datahuoneen ylläpitäjät voivat hallita käyttäjien käyttöoikeuksia määrittelemällä heidät ryhmään, Järjestelmänvalvojat tai Käyttäjät, ja määrittämällä tietyt käyttöoikeudet, kuten katselu, muistiinpanojen luominen, raporttien katselu ja Q&A:n hallinta.
• Excel-oikeudet. Tämän ominaisuuden avulla voidaan määrittää kaksi erityistä katseluoikeutta Excel-tiedostoille: Näytä Excel kaavoilla ja Näytä Excel ilman kaavoja.
• Ilmoitukset. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät saavat ilmoituksia aina, kun asiakirjoja poistetaan tai ladataan, sekä Q&A-toiminnasta.
• Ryhmäasetukset. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat hallita käyttäjien käyttöoikeuksia helposti jakamalla heidät ryhmiin, joilla on eri käyttöoikeustasot – Järjestelmänvalvojat ja Käyttäjät.

Asiakirjojen hallintaominaisuudet

Ideals tekee suurten tietomäärien hallinnasta nopeaa ja helppoa käyttäjille seuraavien ominaisuuksien avulla:

• Drag-n-drop ja massalataus. Tämä ominaisuus mahdollistaa tietojen lisäämisen yhdellä napsautuksella. Se tarkoittaa, että käyttäjät voivat ladata useita tiedostoja virtuaaliseen datahuoneeseen vetämällä ja pudottamalla ne tietokoneelta latausikkunaan.
• Monimuotoinen tuki. Ideals muuntaa yli 25 tiedostomuotoa suojatuiksi versioiksi, joita voidaan tarkastella verkossa datahuoneessa. Ideals-käyttäjät voivat kuitenkin ladata tiedostoja missä tahansa muodossa.
• Tiedostotarrat. Virtuaalisen datahuoneen ylläpitäjät voivat merkitä tiedostot ja kansiot, jolloin ne voidaan luokitella ja asiakirjojen haku nopeutuu ja helpottuu huomattavasti.
• Automaattinen indeksinumerointi. Kun virtuaaliseen datahuoneeseen ladataan suuria tietomääriä, kaikki tiedostot indeksoidaan ja numeroidaan automaattisesti juoksevaan järjestykseen.
• Kokotekstihaku. Täystekstihakuominaisuutta edustaa optinen merkintunnistustekniikka (OCR), jonka avulla voidaan löytää nopeasti tiettyjä tietoja yksinkertaisesti syöttämällä avainsanoja ja soveltamalla useita hakusuodattimia.
• Windows Explorer -integraatio. Ideals varmistaa datahuoneen sisällön synkronoinnin työpöydän, jaetun kansion, FTP:n tai yrityksen tallennustilan kanssa.

Lisäominaisuudet

Edellä mainittujen ominaisuuksien lisäksi Ideals tarjoaa myös erilaisia lisäominaisuuksia, jotka varmistavat VDR:n helpon käytön, projektiyhteistyön sekä turvallisen VDR-ympäristön ja käyttäjien toiminnan valvonnan. Käydäänpä läpi Idealsin  raportointi, mukauttaminen ja Q&A ominaisuudet.

Raportointi

• Täydelliset kirjausketjut. Kirjausketjut-ominaisuuden avulla jokainen virtuaalisen datahuoneen sisällä tehty toimenpide tallennetaan. Siten ylläpitäjät voivat saada PDF-, Excel- tai tulostusystävällisen version raporteista.
• Käyttäjän toiminnan seuranta. Idealsin avulla ylläpitäjät voivat seurata käyttäjien toimia, mukaan lukien hakuhistoriaa. He voivat jopa nähdä, kuinka kauan tietty käyttäjä on katsonut tiettyä tiedostoa.
• Ryhmien yleiskatsausraportit. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat seurata ryhmän toimintaa helposti datahuoneessa. Ylläpitäjät saavat erilaisia tietoja, kuten kutsuttujen käyttäjien määrän, kuinka moni heistä kirjautui sisään, käytyjen asiakirjojen määrän ja lähetettyjen Q&A-kysymysten määrän.
• Värikoodatut raportit. Tämä ominaisuus näyttää graafisesti, mikä käyttäjäryhmä on aktiivisin ja mitkä datahuoneen osat kiinnostavat heitä eniten.

Räätälöinti

Ideals antaa asiakkaiden muokata virtuaalista datahuonettaan yksilöllisesti tarjoamalla useita mukautusvaihtoehtoja, mukaan lukien seuraavat:

• Vesileimat
• Otsikko ja alatunniste
• Logo
• Asiakirjojen etiketit
• Käyttöehdot
• Kieliasetukset
• Yleiset konesaliominaisuudet
• Hankkeen arkistointi

Q&A

Kysymyksiä ja vastauksia -osion avulla VDR-käyttäjät voivat keskustella tärkeistä asioista ja ratkaista kysymykset nopeasti seuraavien Idealsin Q&A-toiminnallisuuden ominaisuuksien avulla:

• Räätälöitävä työnkulku ja Q&A -roolit. Ideals antaa käyttäjien muokata Q&A-työnkulkua ja rooleja sopimuksen tai projektin tarpeiden mukaan.
• Asiantuntijan tehtävä. Kun käyttäjä lähettää kysymyksen, hän voi luokitella sen sopivimpaan aihealueeseen, esimerkiksi, lainsäädäntö, verotus, henkinen, markkinointi tai rahoitus. Näin ollen ylläpitäjä voi osoittaa kysymyksen asiaankuuluvalle asiantuntijalle, tai kysymys voidaan osoittaa myös automaattisesti.
• Live-keskustelu. Ideals-käyttäjät voivat olla turvallisesti vuorovaikutuksessa toistensa kanssa suojatussa live-foorumissa, jossa on kullekin henkilölle omat käyttöoikeudet. Kaikki, joilla on oikeudet, voivat käyttää eri keskusteluketjuja ja lähettää vastauksia.
• FAQs. Tämän ominaisuuden avulla voidaan laatia luettelo useimmin kysytyistä kysymyksistä ja vastauksista niihin, jotta käyttäjät voivat viitata niihin ongelmien ilmetessä. Tämä voi parantaa merkittävästi yhteistyötä kaupassa tai projektissa ja helpottaa sen päättämistä.
• Kysymyksen tila.  Ylläpitäjä tai nimetty asiantuntija voi lisätä tilatietoja kuhunkin lähetettyyn kysymykseen. Se auttaa säästämään ylläpitäjän tai asiantuntijan aikaa ja parantaa yhteistyötä kaupassa tai projektissa. Idealsin tarjoamat kysymystilat ovat Vastaus lähetetty, Suljettu ja Uusi avattu.
• Q&A-raportit. Tämän ominaisuuden avulla saat yksityiskohtaisia raportteja kaikesta Q&A-viestinnästä. Tämä on erityisen hyödyllistä oikeudellisia tarkoituksia varten. Q&A-raportti voidaan viedä laskentataulukkoon. 
• Granulaarinen pääsy viestiketjuihin. Tämän ominaisuuden avulla ylläpitäjät voivat valvoa pääsyä luottamuksellisiin keskusteluihin tarjoamalla granulaarisen pääsyn viestiketjuihin ja liitetiedostoihin. Näin käyttäjillä on pääsy vain niihin foorumeihin, joihin he osallistuvat.

FAQ