Virtuualinen datahuoneteknologia on väistämättä osa mitä tahansa liiketoimea. Kaikenkokoiset yritykset käyttävät datahuoneita säilytyspaikkoina, kommunikaatioalustoina ja työkaluna strategisissa päätöksissä.
Hyvin valittu virtuaalinen datahuone tarjoaa ennennäkemättömän tietoturvatason, toiminnallisuutta ja monipuolisuutta. Sopimusten tekijöillä on nyt käytettävissään rajoittamaton määrä hienostuneita työkaluja ja ennalta suunniteltuja työnkulkuja, jotka tekevät minkä tahansa liiketoimen käsittelystä nopeampaa.
Virtuaalisten datahuoneiden helppokäyttöisyyden ja paremman saatavuuden ansiosta fyysisen datahuoneen konseptista onkin tullut lähestulkoon tarpeeton.
Virtuaalinen datahuone (virtual data room) on verkkoalista, joka yhdistää pilvitallennustilan erilaisten työkalujen kanssa arvokkaita liiketoimia varten. Koska digitaalinen datahuone toimii etävarastona yrityksen asiakirjoille, se voi olla erittäin hyödyllinen niitä suuria määriä sisältävissä prosesseissa.
Verkossa oleva virtuaalidatahuone voi myös toimia ryhmätyöalustana päivittäisessä toiminnassa, johtokunnan toiminnassa, ja kaikissa useamman osapuolen panosta vaativissa projekteissa. Joitakin yleisimmistä virtuaalidatahuoneiden käyttötarkoituksista ovat yritysfuusio ja sen valmistelu, portfolion ylläpito ja pääoman hankkiminen.
Tutkimustemme mukaan datahuoneilla on paljon tarjottavaa sekä pienille, keskisuurille että suurille yrityksille monilla eri aloilla. Viimeaikaisen tiedon mukaan useat teollisuudenalat luottavat kuitenkin virtuaalidatahuoneohjelmistoihin muita enemmän.
Alla on lueteltu virtuaalidatahuoneiden käyttötarkoituksia niiden suosiojärjestyksessä.
Yrityskaupat (M&A) ovat tärkeä osa pienten yritysten kasvua kohti suuryhtiötä. Lisäksi monilla aloilla, kuten esimerkiksi teknologia-alan startup-yrityksissä, ostetuksi tuleminen on ainoa tavoite tai vähintäänkin merkittävä välitavoite.
Suurin haaste yrityskauppoja tehdessä on huolellinen yrityskaupan kohteen tarkistaminen. Sen osapuolten on käytävä läpi valtavia määriä asiakirjoja suhteellisen lyhyellä aikavälillä.
Virtuaaliset datahuoneet auttavat luomaan joustavia ja hyvin varusteltuja ympäristöjä tarpeellisten tiedostojen nopeaan löytämiseen, joka auttaa tekemään olennaisia päätöksiä nopeammin. Sekä pienet kivijalkaliikkeet että suuryhtiöt hyötyvät universaalista tavoitettavuudesta ja automatisoiduista ratkaisusta, joita nykyaikaiset datahuoneratkaisut tarjoavat.
Sekä korkean profiilin rahastot ja yksityiset pääomafirmat käsittelevät tyypillisesti suuria määriä luottamuksellista tietoa. Tämä vaatii korkeaa turvatasoa ja yrityksensisäistä avoimuutta. Käyttäjätietoja turvaamalla ja tarjoamalla pääsyn erilaisiin analytiikkatyökaluihin virtuaaliset datahuoneet tarjoavat lukuisia työkaluja mitä tahansa prosessia varten aina pääoman keräämisestä sijoitusneuvontaan.
Juristien ja lakifirmojen täytyy toimia tiukkojen määräysten mukaisesti varmistaakseen työnsä lainmukaisuuden. Samalla heidän täytyy myös huolehtia luottamuksellisista asiakirjoista ja salassa pidettävistä tiedoista.
Tämä tarkoittaakin sitä, että lakisektori onkin yksi ensimmäisistä virtuaalidatahuoneiden alaa johtavista ominaisuuksista hyötyvistä osapuolista – näistä esimerkkinä tietojen salaus, pääsyn hallinta, ja etäkäyttö.
Koska talousinstituutiot toimivat pääosin neuvoa-antavissa rooleissa, sijoutuspankit vaativat yksinkertaista kommunikointia ja korkeatasoista tallennustilaa yhdisteleviä ohjelmistoratkaisuja. Sijoituspankit käyttävät datahuoneita tietojen kokoamiseen, yrityskauppoja edeltävään tarkistamiseen, kohteiden esittelyyn potentiaalisille ostajille sekä apuna liiketoimen jälkeisessä integraatiossa.
Edityksellisen tietoturvan lisäksi datahuoneet auttavat sijoituspankkeja pitämään toimintansa organisoituna parantamalla työntekijöiden vastuullisuutta ja sujuvoittamalla raportointia.
Terveydenhuolto on toinen sektori, jossa käsitellään suuria määriä luottamuksellista tietoa, kuten potilastietoja ja tutkimustuloksia. Näiden tietojen riittämätön suojaus voi johtaa yritysvakoiluun kilpailijan toimesta tai jopa täysimittaiseen oikeusjuttuun.
Arkaluontoisten tiedostojen suojaamisen lisäksi datahuoneet auttavat käyttäjiään navigoimaan monimutkaisissa ja aikaavievissä toimenpiteissä, kun esimerkiksi lisensoinnissa. Yritykset voivat saada tarpeelliset lisenssit paljon nopeammin silloin kun kaikki tarvittava dokumentaatio on talletettu keskitetysti yhteen paikkaan.
Huomattava osa datahuonetutkimustamme varten saamastamme palautteesta osoitti usea muukin ala käyttää virtuaalidatahuoneita aiempaa enemmän. Alla on lueteltu kolme merkittävintä esimerkkiä.
Mitä portfolioiden hallintaan, potentiaalisten sijoittajien kanssa kommunikointiin ja pitkän aikavälin projektien valvontaan tulee, kiinteistöyhtiöt kääntyvät virtuaalidatahuoneiden puoleen. Datahuoneiden työkalut mahdollistavat informoidun lähestymistavan alan liiketoimiin ja yksinkertaistavat asiakirjojen hallintaa.
Lisäksi säilytyskapasitetti mahdollistaa helposti navigoitavan arkiston luomisen kaikista aiemmista kehitys- ja taloustapahtumista, tehden asiakirjojen löytämisestä paljon sujuvampaa arvokauppojen aikana.
Sijoittajat käyttävät virtuaalisia datahuoneita suunnittelualustana, jolla he voivat vertailla mahdollisuuksia, pyytää tarvittavia asiakirjoja, ja suorittaa yrityskauppoja edeltäviä tarkistuksia. Onnistuneet kaupat voidaan sitten siirtää datahuoneen portfolio-osastolle.
Vastaavasti startup-yritykset voivat käyttää virtuaalidatahuoneita yrityksensä markkinointiin, yrityksen kehittämisen organisointiin sekä yrityskauppoihin, fuusioihin tai muihin suuriin muutoksiin valmistautumiseen.
Organisaatioiden täytyy koota suuri määrä asiakirjoja ennen listautumista. Monet näistä asiakirjoista ovat luonteeltaan erittäin luottamuksellisia ja näin ollen vaativat erityistä tietoturvaan panostamista. Lisäksi listautumisprosessi vaatii usein kolmannen osapuolen konsultointia, joka tekee datahuoneen ryhmätyötoiminnoista välttämättömiä.
Verraton tietoturvataso luottamuksellisille asiakirjoille
Yksinkertainen asiakirjojen organisointi ja jakaminen
Keskitetty työtila läpinäkyvillä työnkuluilla ja paremmalla vastuuvelvollisuudella
Kustannustehokas verrattuna perinteisiin datahuoneisiin
Toimivia ratkaisuja etäryhmätyötä ja päätöksentekoa varten
Nopeutettu kauppojen käsittely, aina yrityskaupan kohteen tarkistamisesta integrointiin
Datahuoneeseen sijoittaminen vahvistaa yrityksen kuvaa luotettavana ja eteenpäin katsovana
Mukautuva yhteys tietoihin ja henkilöihin
Rajoittamattomat mahdollisuudet kaikille projektityypeille
Datahuoneet eivät yleensä vaadi erillisiä laitteisto- tai ohjelmistohankintoja
Vaihtoehtoja palveluntarjoajien osalta, joka mahdollistaa niiden asiantuntemuksen ja neuvonnan hyödyntämisen
Parempi kommunikointi sisäänrakennettujen chattien, kysymysten ja vastausten, videopuheluiden jne. avulla
Tietoturva on kaikkien nykyaikaisten yritysten pääasia. Vaatimus jatkuvasti päivittyvästä, raudanlujasta suojauksesta kannustaa yrityksiä viemään luottamukselliset tietonsa virtuaalisiin datahuoneisiin. Edityksellinen datahuoneohjelmisto varmistaa käyttäjien tiedostojen tietoturvan monella eri tasolla.
Luotettavat datahuoneiden tarjoajat pitävät huolen siitä, että heidän tuotteensa noudattavat alaa koskevia tietoturvastandardeja. Paras tapa nähdä mikäli palveluntarjoaja ottaa tietoturvan vakavasti on katosa, mikäli heillä on sellaisia sertifikointeja kuten ISO 27001, HIPAA, ja SOC 2.
Tietosuojan seuraava taso on pääsyn- ja muokkauksenhallinta. Tietoturvallinen tiedostojen siirto datahuoneiden sisällä varmistetaan käyttäjien roolien mukaisesti annettavat pääsyoikeudet.
Tämä tietoturvatoimenpidekategoria auttaa suojaamaan arkaluontoista tietoa, valvomaan kaikkea kanssakäymisiä sekä välttämään sisäisiä tietovuotoja
Sen lisäksi, että luottamuksellisia tietoja pääsevät katselemaan ainoastaan tietyt käyttäjät, ylläpitäjät voivat ottaa käyttöön lisäsuojakerroksia. Joitakin esimerkkejä asiakirjojen tietoturvasta ovat vain luku-oikeudet, salassapitovelvollisuus-popupit sekä yksityiskohtaiset toimintalokit.
Tiedostojen suojaamisen lisäksi virtuaalidatahuoneet mahdollistavat turvallisen tiedonvaihdon luomalla turvallisen ympäristön kaikenlaiselle kommunikaatiolle. Käyttäjät voivat esimerkiksi luoda ryhmiä ja keskustella tietyistä asioista keskenään samalla, kun kaikke heidän kanssakäymisensä salataan.
Luotettava datahuone on tietoturvallinen alusta, joka mahdollistaa arkaluontoisten asiakirjojen säilyttämisen ja hallinnoinnin luottavaisin mielin. Tärkein asia onkin valita palveluntarjoaja, joka tarjoaa vaadittavan kattauksen tietoturvatoimintoja ja riittävän sertifikaatiotason.
Virtuaaliset datahuoneet tarjoavat käyttäjilleen rajoittamattoman mahdollisuusskaalan. Tietyt avaintoiminnot kuitenkin tuovat eniten vastinetta sijoitukselle, kuten kerromme alla.
Virtuaaliset datahuoneet antavat käyttäjilleen vaivattoman pääsyn asiakirjoihin paikasta tai laitteesta riippumatta. Digitaaliset tilat poistavat tarpeen fyysisten kopioiden säilyttämiselle, joka vuorostaan eliminoi perinteisen arkiston tarpeen ja tätä kautta vähentää sen ylläpitämisestä aiheutuivia kuluja ja vaivaa. Käyttäjien saamaa hyötyä kasvattavia toimintoja ovat esimerkiksi:
Hyvin suunnitellussa datahuoneessa on useita valtuustasoja, jotka määrittävät käyttäjien valtuudet päästä käsiksi tiettyihin tietoihin tai mitä he voivat tehdä datahuoneessa. Muita käyttäjien hallinnassa auttavia toimintoja ovat:
Virtuaalisten datahuoneiden käyttäjillä on kaikenlaisia teknisiä taustoja, joten ohjelmiston täytyy olla helppokäyttlinen jotta kaikki voivat käyttää sitä tehokkaasti. Kaksi edistyksellisen käytettävyyden perusasiaa ovat luonteva käyttöliittymä ja mukautuva käyttöönotto, johon sisältyy yhteensopivuus kaikkien käyttöjärjestelmien kanssa, mukaanlukien Windows, Linux, ja macOS.
Muita käyttäjäkokemusta parantavia ominaisuuksia ovat:
Toimintalokit ja raportointi mahdollistavat käyttäjien ja heidän toimintansa valvomisen tiettyjen asiakirjojen kanssa, heidän työskentelynsä arvioinnin sekä työnkulun uudelleenohjaamisen tarvittaessa. Seuraavat raportointiominaisuudet tukevat kauppojen tekijöitä eniten:
Virtuaaliset datahuoneet mahdollistavat tehokkaan etäviestinnän usealla eri tasolla. Oikeanlaisella teknologialla varustettuna käyttäjät voivat keskustella liikeasioista chattien, puheluiden, sähköpostin ja monien muiden välityksellä. Tyypilliset datahuoneiden viestintää parantavat ominaisuudet ovat:
Tehokas asiakastukitiimi on olennaista onnistuneelle datahuonekokemukselle. Paras tapa arvioida asiakastuen laatua on pyytää ilmaista esittelyä tai kokeiluversiota, ja etsiä esimerkiksi näitä ominaisuuksia:
Yllä mainittujen instrumenttien yhdistelmä luo vankan pohjan tuotteliaalle datahuonekokemukselle.
Kun sopiva palveluntarjoaja on valittu, jäljellä on enää virtuaalisen datahuoneen valmistelu tulevaa liiketoimintaa varten. Tämä voidaan tehdä kolmessa vaiheessa.
Listan tekeminen kaikista mahdollisista käyttäjistä ja heidän jakaminen ryhmiin roolin tai projektiin liittyvän toimenkuvan perusteella nopeuttaa kutsumisprosessia huomattavasti.
On tärkeää, että oikeuksia antaessa yhdistetään tietoturva ja helppokäytettävyys. Toisin sanoen pääsyoikeudet tulisi asettaa käyttäjien vastuualueen pohjalta.
Viimeinen vaihe on tuoda sisältöä virtuaalisen datahuoneeseen. Helpoin tapa tehdä tämä on luoda kansiorakenne ensin ja siirtää asiakirjat vasta sen jälkeen.
Parhaiten sinulle sopivan virtuaalisen datahuoneen valitseminen voi olla haastavaa, varsinkin jos sinulla ei ole kokemusta alasta etkä ole koskaan aiemmin ollut tekemisissä virtuaalisten datahuoneiden kanssa.
Markkinoilla on monia palveluntarjoajia, ja jokaisilla niistä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa.
Miten siis valitset tarpeisiisi sopivan datahuoneen? Luonnollisesti sinun tulisi tehdä päätös liiketoimintasi tarpeiden mukaan.
Määrittele ensin tavoitteesi sekä tavoittelemasi lopputulos.
Tämän jälkeen vertaile virtuaalisia datahuoneita verkossa, ottaen huomioon sellaiset asiat kuten asiantuntemus, laskutustapa, tietoturvaominaisuudet, tallennustilan koko jne.
Yllä näyttämämme datahuonevertailutaulukko voi säästää sinulta tutkimisen vaivan. Löydät siitä 10 alan johtavaa palveluntarjoajaa. Voit luottaa jokaisen palveluntarjoajan saamaan arvosanaan, arvosteluun ja kommentteihin ja päättää mikä niistä sopii parhaiten juuri sinulle.
Voit kuitenkin vertailla virtuaalisia datahuoneita myös itse.
Mitä kannattaa pitää mielessä jos päätät tehdä näin? Paremman kokonaiskuvan saamiseksi suosittelemme, että kiinnität huomiota seuraaviin kriteereihin virtuaalisia datahuoneita tarkastellessasi:
Tutkimme nyt jokaista osa-aluetta yksityiskohtaisemmin ja vertailemme kolmea parasta datahuonetta — Idealsia, Citrixia, ja Datasitea.
Nyrkkisääntönä on, että luotettava virtuaalidatahuone on asiakkaidensa ylistämä.
Eli jos siis haet parhaita datahuoneita, tutki asiakkaiden niille antamaa palautetta.
Tätä varten voit tarkastella Capterran ja G2:n kaltaisia arvostelualustoja. Kiinnitä huomiota yleisarvosanaan, arvosteluiden määrään sekä mikäli palaute on positiivista tai negatiivista.Mitä arvostelemiimme palveluntarjoajiin tulee, teimme seuraavat löydökset:
Tulevan virtuaalidatahuoneohjelmistosi käyttöliittymä on tärkeämpi kuin luulet.
Virtuaalidatahuoneeessa navigoinnin täytyy olla helppoa teknisestä taustasta riippumatta. Eikä kyse ole vain designistä – tiedon esillelaitto, kansioiden järjestely ja mahdollinen automaattinen organisointi ovat myös tärkeitä.
Käyttäjille on tämä sanottavanaan Idealsin, Citrixin, ja Datasiten käytettävyydestä:
Todennäköisesti pääasiallinen käyttötarkoituksesi virtuaaliselle datahuoneelle on jakaa luottamuksellisia tiedostoja useamman osapuolen kanssa.
Virtuaalidatahuoneen käyttäjien pääsyoikeuksen hallinta tulee luonnollisesti olemaan tärkeää sinulle. Parhaat datahuoneet tarjoavat sellaisia perustoimintoja kuten monivaiheinen tunnistautuminen, yksittäiset käyttöoikeudet ja monia muita.
Salassa pidettävien tiedostojesi turvallisuus on ensimmäinen asia, jonka odotat palveluntarjoajasi tarjoavan sinulle.
Kaikki virtuaalidatahuoneyritykset varmistavat tietoturvasi erilaisten ominaisuuksien avulla. Yleisimmät näistä ovat dynaaminen vesileimaus, osien pimennys ja monet muut.
Olemme tehneet läpikotaisen tutkimuksen kolmen parhaan virtuaalidatahuonepalveluntarjoajan tarjonnasta, ja teimme seuraavat huomiot:
Suuria tietomääriä ladatessa sekä sinun että muiden käyttäjien tulee voida navigoida ja hallita tiedostoja helposti.
Miten virtuaalisia datahuoneita tulisi vertailla tiedonhallintaominaisuuksien osalta? Luonnollisesti palveluntarjoajalta odotettava toimintovalikoima riippuu pääosin yrityksesi koosta. Jos sinulla esimerkiksi on startup-yritys, asiakirjojesi määrä tulee olemaan huomattavasti pienempi kuin suuryhtiöllä. Näin ollen et tarvitse lukuisia tiedonhallintatyökaluja.
Olemme tehneet läpikotaisen tutkimuksen siitä, millä tavoin Ideals, Citrix, ja Datasite tarjoavat asiakirjojen hallintamahdollisuuksia asiakkeilleen.
Mahdollisuus valvoa kaikkea virtuaalisen datahuoneen toimintaa projektin aikana lisää sen tehokkuutta suuresti.
Hae palveluntuottajien tarjoamia analytiikka- ja raportointiominaisuuksia ja tee päätös yrityksesi tarpeiden mukaisesti.
Jos päätöksen tekeminen on hankalaa, kiinnitä huomiota virtuaalidatahuoneita tarjoavien yritysten erityisominaisuuksiin. Lähtökohtaisesti jokaisella palveluntarjoajalla on omat erityisominaisuutensa, joita muut alan yritykset eivät tarjoa.
Perusteellisen virtuaalisten datahuoneiden vertailemisen jälkeen olemme tehneet seuraavat huomiot Idealsista, Citrixistä, ja Datasitesta.
Parasta virtuaalista datahuonetta etsiessä on tärkeää ottaa huomioon myös datahuoneyritysten tarjoaman asiakaspalvelun laatu.
Kiinnitä huomiota siihen mitä sopimustapoja on tarjolla, kuinka nopeasti sinulle vastataan ja kuinka hyvin asiakaspalvelutiimi tuntee tuotteensa.
Hinta on luonnollisesti yksi suurimmista päätökseesi vaikuttavista asioista.
Nykyaikaisten virtuaalisten datahuoneiden laskutusmallit ovat varsin erilaisia, joten sinun tulisi keskittyä tarpeisiisi ja varmistaa, että hinta-laatusuhde on asiallinen.
Saimme selvillä nämä tiedot Idealsin, Citrixin ja Datasiten hinnoitteluista.
Yllä olevista Idealsin, Citrixin ja Datasiten arvosteluista voit päätellä, että jokaisella palveluntarjoajalla on omat etunsa ja heikkoutensa.
Virtuaalista datahuonetta valitessa kannattaakin siis keskittyä pääosin yrityksesi tarpeisiin sekä kiinnittää huomiota tekijöihin, joita käytimme näiden kolmen palveluntarjoajan vertailuun.
1. Ideals Virtual Data Room |
Ketterä VDR-palvelu, joka pystyy tyydyttämään minkä tahansa alan eri kokoisten yritysten tarpeet |
Näytä profiili |
2. Citrix Sharefile |
Monitasoinen turvajärjestelmä, luotettava ja intuitiivinen palvelu |
Näytä profiili |
3. DataSite |
Keskittyy suuryrityksiin, sillä on erittäin intuitiivinen käyttöliittymä |
Näytä profiili |
4. Intralinks Dealspace |
Toimii nopeasti valtavien tietomtietomäärien kanssa |
Näytä profiili |
5. SmartRoom VDR |
Käytännöllinen ja toimiva datahuoneratkaisu |
Näytä profiili |
6. Brainloop |
Pääpainona ympäristön luominen turvalliselle tiedonvaihdolle |
Näytä profiili |
7. BlackBerry Workspaces |
Mobiililaitteille sopivat sisältö- ja tiedostojenjako-ominaisuudet eri sisällönhallintajärjestelmien kanssa |
Näytä profiili |
8. Box |
Täysi räätälöinti, helppo asennus, käyttöoikeuden päättymistoiminto ja yksityiskohtaiset seurantamahdollisuudet |
Näytä profiili |