Parhaat virtuaalidatahuoneiden tarjoajat

Virtuualinen datahuoneteknologia on väistämättä osa mitä tahansa liiketoimea. Kaikenkokoiset yritykset käyttävät datahuoneita säilytyspaikkoina, kommunikaatioalustoina ja työkaluna strategisissa päätöksissä.

Hyvin valittu virtuaalinen datahuone tarjoaa ennennäkemättömän tietoturvatason, toiminnallisuutta ja monipuolisuutta. Sopimusten tekijöillä on nyt käytettävissään rajoittamaton määrä hienostuneita työkaluja ja ennalta suunniteltuja työnkulkuja, jotka tekevät minkä tahansa liiketoimen käsittelystä nopeampaa.

Virtuaalisten datahuoneiden helppokäyttöisyyden ja paremman saatavuuden ansiosta fyysisen datahuoneen konseptista onkin tullut lähestulkoon tarpeeton.

Mikä virtuaalinen datahuone on?

Virtuaalinen datahuone (virtual data room) on verkkoalista, joka yhdistää pilvitallennustilan erilaisten työkalujen kanssa arvokkaita liiketoimia varten. Koska digitaalinen datahuone toimii etävarastona yrityksen asiakirjoille, se voi olla erittäin hyödyllinen niitä suuria määriä sisältävissä prosesseissa.

Verkossa oleva virtuaalidatahuone voi myös toimia ryhmätyöalustana päivittäisessä toiminnassa, johtokunnan toiminnassa, ja kaikissa useamman osapuolen panosta vaativissa projekteissa. Joitakin yleisimmistä virtuaalidatahuoneiden käyttötarkoituksista ovat yritysfuusio ja sen valmistelu, portfolion ylläpito ja pääoman hankkiminen.

Mitkä ovat suosituimpia virtuaalidatahuoneen käyttötarkoituksia?

Tutkimustemme mukaan datahuoneilla on paljon tarjottavaa sekä pienille, keskisuurille että suurille yrityksille monilla eri aloilla. Viimeaikaisen tiedon mukaan useat teollisuudenalat luottavat kuitenkin virtuaalidatahuoneohjelmistoihin muita enemmän.

Alla on lueteltu virtuaalidatahuoneiden käyttötarkoituksia niiden suosiojärjestyksessä.

Yrityskaupat ja niiden kohteen tarkistaminen

Yrityskaupat (M&A) ovat tärkeä osa pienten yritysten kasvua kohti suuryhtiötä. Lisäksi monilla aloilla, kuten esimerkiksi teknologia-alan startup-yrityksissä, ostetuksi tuleminen on ainoa tavoite tai vähintäänkin merkittävä välitavoite.

Suurin haaste yrityskauppoja tehdessä on huolellinen yrityskaupan kohteen tarkistaminen. Sen osapuolten on käytävä läpi valtavia määriä asiakirjoja suhteellisen lyhyellä aikavälillä.

Virtuaaliset datahuoneet auttavat luomaan joustavia ja hyvin varusteltuja ympäristöjä tarpeellisten tiedostojen nopeaan löytämiseen, joka auttaa tekemään olennaisia päätöksiä nopeammin. Sekä pienet kivijalkaliikkeet että suuryhtiöt hyötyvät universaalista tavoitettavuudesta ja automatisoiduista ratkaisusta, joita nykyaikaiset datahuoneratkaisut tarjoavat.

Rahastot ja yksityinen pääoma

Sekä korkean profiilin rahastot ja yksityiset pääomafirmat käsittelevät tyypillisesti suuria määriä luottamuksellista tietoa. Tämä vaatii korkeaa turvatasoa ja yrityksensisäistä avoimuutta. Käyttäjätietoja turvaamalla ja tarjoamalla pääsyn erilaisiin analytiikkatyökaluihin virtuaaliset datahuoneet tarjoavat lukuisia työkaluja mitä tahansa prosessia varten aina pääoman keräämisestä sijoitusneuvontaan.

Laki

Juristien ja lakifirmojen täytyy toimia tiukkojen määräysten mukaisesti varmistaakseen työnsä lainmukaisuuden. Samalla heidän täytyy myös huolehtia luottamuksellisista asiakirjoista ja salassa pidettävistä tiedoista.

Tämä tarkoittaakin sitä, että lakisektori onkin yksi ensimmäisistä virtuaalidatahuoneiden alaa johtavista ominaisuuksista hyötyvistä osapuolista – näistä esimerkkinä tietojen salaus, pääsyn hallinta, ja etäkäyttö.

Investointipankkipalvelut

Koska talousinstituutiot toimivat pääosin neuvoa-antavissa rooleissa, sijoutuspankit vaativat yksinkertaista kommunikointia ja korkeatasoista tallennustilaa yhdisteleviä ohjelmistoratkaisuja. Sijoituspankit käyttävät datahuoneita tietojen kokoamiseen, yrityskauppoja edeltävään tarkistamiseen, kohteiden esittelyyn potentiaalisille ostajille sekä apuna liiketoimen jälkeisessä integraatiossa.

Edityksellisen tietoturvan lisäksi datahuoneet auttavat sijoituspankkeja pitämään toimintansa organisoituna parantamalla työntekijöiden vastuullisuutta ja sujuvoittamalla raportointia.

Bioteknologia ja farmasia

Terveydenhuolto on toinen sektori, jossa käsitellään suuria määriä luottamuksellista tietoa, kuten potilastietoja ja tutkimustuloksia. Näiden tietojen riittämätön suojaus voi johtaa yritysvakoiluun kilpailijan toimesta tai jopa täysimittaiseen oikeusjuttuun.

Arkaluontoisten tiedostojen suojaamisen lisäksi datahuoneet auttavat käyttäjiään navigoimaan monimutkaisissa ja aikaavievissä toimenpiteissä, kun esimerkiksi lisensoinnissa. Yritykset voivat saada tarpeelliset lisenssit paljon nopeammin silloin kun kaikki tarvittava dokumentaatio on talletettu keskitetysti yhteen paikkaan.

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.6
3. DataSite
4.3
4. Intralinks
4.2
5. SmartRoom
4.1
6. Brainloop
3.9
7. BlackBerry
3.7
8. Box
3.5

Missä muualla virtuaalidatahuoneita käytetään?

Huomattava osa datahuonetutkimustamme varten saamastamme palautteesta osoitti usea muukin ala käyttää virtuaalidatahuoneita aiempaa enemmän. Alla on lueteltu kolme merkittävintä esimerkkiä.

Kiinteistöala

Mitä portfolioiden hallintaan, potentiaalisten sijoittajien kanssa kommunikointiin ja pitkän aikavälin projektien valvontaan tulee, kiinteistöyhtiöt kääntyvät virtuaalidatahuoneiden puoleen. Datahuoneiden työkalut mahdollistavat informoidun lähestymistavan alan liiketoimiin ja yksinkertaistavat asiakirjojen hallintaa. 

Lisäksi säilytyskapasitetti mahdollistaa helposti navigoitavan arkiston luomisen kaikista aiemmista kehitys- ja taloustapahtumista, tehden asiakirjojen löytämisestä paljon sujuvampaa arvokauppojen aikana.

Startup-sijoitukset

Sijoittajat käyttävät virtuaalisia datahuoneita suunnittelualustana, jolla he voivat vertailla mahdollisuuksia, pyytää tarvittavia asiakirjoja, ja suorittaa yrityskauppoja edeltäviä tarkistuksia. Onnistuneet kaupat voidaan sitten siirtää datahuoneen portfolio-osastolle.

Vastaavasti startup-yritykset voivat käyttää virtuaalidatahuoneita yrityksensä markkinointiin, yrityksen kehittämisen organisointiin sekä yrityskauppoihin, fuusioihin tai muihin suuriin muutoksiin valmistautumiseen.

Listautumisanti (IPO)

Organisaatioiden täytyy koota suuri määrä asiakirjoja ennen listautumista. Monet näistä asiakirjoista ovat luonteeltaan erittäin luottamuksellisia ja näin ollen vaativat erityistä tietoturvaan panostamista. Lisäksi listautumisprosessi vaatii usein kolmannen osapuolen konsultointia, joka tekee datahuoneen ryhmätyötoiminnoista välttämättömiä.

12 syytä miksi yritykset valitsevat virtuaalisen datahuoneen

1

Verraton tietoturvataso luottamuksellisille asiakirjoille

2

Yksinkertainen asiakirjojen organisointi ja jakaminen

3

Keskitetty työtila läpinäkyvillä työnkuluilla ja paremmalla vastuuvelvollisuudella

4

Kustannustehokas verrattuna perinteisiin datahuoneisiin

5

Toimivia ratkaisuja etäryhmätyötä ja päätöksentekoa varten

6

Nopeutettu kauppojen käsittely, aina yrityskaupan kohteen tarkistamisesta integrointiin

7

Datahuoneeseen sijoittaminen vahvistaa yrityksen kuvaa luotettavana ja eteenpäin katsovana

8

Mukautuva yhteys tietoihin ja henkilöihin

9

Rajoittamattomat mahdollisuudet kaikille projektityypeille

10

Datahuoneet eivät yleensä vaadi erillisiä laitteisto- tai ohjelmistohankintoja

11

Vaihtoehtoja palveluntarjoajien osalta, joka mahdollistaa niiden asiantuntemuksen ja neuvonnan hyödyntämisen

12

Parempi kommunikointi sisäänrakennettujen chattien, kysymysten ja vastausten, videopuheluiden jne. avulla

Mitkä ovat virtuaalidatahuoneiden tärkeimmät tietoturvatoiminnot?

Tietoturva on kaikkien nykyaikaisten yritysten pääasia. Vaatimus jatkuvasti päivittyvästä, raudanlujasta suojauksesta kannustaa yrityksiä viemään luottamukselliset tietonsa virtuaalisiin datahuoneisiin. Edityksellinen datahuoneohjelmisto varmistaa käyttäjien tiedostojen tietoturvan monella eri tasolla.

virtual data room features

Tietoturvasertifikaatit

Luotettavat datahuoneiden tarjoajat pitävät huolen siitä, että heidän tuotteensa noudattavat alaa koskevia tietoturvastandardeja. Paras tapa nähdä mikäli palveluntarjoaja ottaa tietoturvan vakavasti on katosa, mikäli heillä on sellaisia sertifikointeja kuten ISO 27001, HIPAA, ja SOC 2.

Pääsyn turvallisuus

Tietosuojan seuraava taso on pääsyn- ja muokkauksenhallinta. Tietoturvallinen tiedostojen siirto datahuoneiden sisällä varmistetaan käyttäjien roolien mukaisesti annettavat pääsyoikeudet.

Tämä tietoturvatoimenpidekategoria auttaa suojaamaan arkaluontoista tietoa, valvomaan kaikkea kanssakäymisiä sekä välttämään sisäisiä tietovuotoja

Asiakirjojen tietoturva

Sen lisäksi, että luottamuksellisia tietoja pääsevät katselemaan ainoastaan tietyt käyttäjät, ylläpitäjät voivat ottaa käyttöön lisäsuojakerroksia. Joitakin esimerkkejä asiakirjojen tietoturvasta ovat vain luku-oikeudet, salassapitovelvollisuus-popupit sekä yksityiskohtaiset toimintalokit.

Viestinnän tietoturva

Tiedostojen suojaamisen lisäksi virtuaalidatahuoneet mahdollistavat turvallisen tiedonvaihdon luomalla turvallisen ympäristön kaikenlaiselle kommunikaatiolle. Käyttäjät voivat esimerkiksi luoda ryhmiä ja keskustella tietyistä asioista keskenään samalla, kun kaikke heidän kanssakäymisensä salataan.

Luotettava datahuone on tietoturvallinen alusta, joka mahdollistaa arkaluontoisten asiakirjojen säilyttämisen ja hallinnoinnin luottavaisin mielin. Tärkein asia onkin valita palveluntarjoaja, joka tarjoaa vaadittavan kattauksen tietoturvatoimintoja ja riittävän sertifikaatiotason.

Mitä ominaisuuksia ja toimintoja virtuaalidatahuoneet tarjoavat?

Virtuaaliset datahuoneet tarjoavat käyttäjilleen rajoittamattoman mahdollisuusskaalan. Tietyt avaintoiminnot kuitenkin tuovat eniten vastinetta sijoitukselle, kuten kerromme alla.

Asiakirjojen hallintatoiminnot

Virtuaaliset datahuoneet antavat käyttäjilleen vaivattoman pääsyn asiakirjoihin paikasta tai laitteesta riippumatta. Digitaaliset tilat poistavat tarpeen fyysisten kopioiden säilyttämiselle, joka vuorostaan eliminoi perinteisen arkiston tarpeen ja tätä kautta vähentää sen ylläpitämisestä aiheutuivia kuluja ja vaivaa. Käyttäjien saamaa hyötyä kasvattavia toimintoja ovat esimerkiksi:

Käyttäjien hallinta

Hyvin suunnitellussa datahuoneessa on useita valtuustasoja, jotka määrittävät käyttäjien valtuudet päästä käsiksi tiettyihin tietoihin tai mitä he voivat tehdä datahuoneessa. Muita käyttäjien hallinnassa auttavia toimintoja ovat:

Helppokäyttöisyys

Virtuaalisten datahuoneiden käyttäjillä on kaikenlaisia teknisiä taustoja, joten ohjelmiston täytyy olla helppokäyttlinen jotta kaikki voivat käyttää sitä tehokkaasti. Kaksi edistyksellisen käytettävyyden perusasiaa ovat luonteva käyttöliittymä ja mukautuva käyttöönotto, johon sisältyy yhteensopivuus kaikkien käyttöjärjestelmien kanssa, mukaanlukien Windows, Linux, ja macOS.

Muita käyttäjäkokemusta parantavia ominaisuuksia ovat:

Raportointitoiminnallisuus

Toimintalokit ja raportointi mahdollistavat käyttäjien ja heidän toimintansa valvomisen tiettyjen asiakirjojen kanssa, heidän työskentelynsä arvioinnin sekä työnkulun uudelleenohjaamisen tarvittaessa. Seuraavat raportointiominaisuudet tukevat kauppojen tekijöitä eniten:

Viestintäominaisuudet

Virtuaaliset datahuoneet mahdollistavat tehokkaan etäviestinnän usealla eri tasolla. Oikeanlaisella teknologialla varustettuna käyttäjät voivat keskustella liikeasioista chattien, puheluiden, sähköpostin ja monien muiden välityksellä. Tyypilliset datahuoneiden viestintää parantavat ominaisuudet ovat:

Asiakastuki

Tehokas asiakastukitiimi on olennaista onnistuneelle datahuonekokemukselle. Paras tapa arvioida asiakastuen laatua on pyytää ilmaista esittelyä tai kokeiluversiota, ja etsiä esimerkiksi näitä ominaisuuksia:

Yllä mainittujen instrumenttien yhdistelmä luo vankan pohjan tuotteliaalle datahuonekokemukselle.

Kuinka valmistelet virtuaalisen datahuoneen 3 nopean askeleen avulla

Kun sopiva palveluntarjoaja on valittu, jäljellä on enää virtuaalisen datahuoneen valmistelu tulevaa liiketoimintaa varten. Tämä voidaan tehdä kolmessa vaiheessa.

Luo ryhmät ja kutsu käyttäjät

Listan tekeminen kaikista mahdollisista käyttäjistä ja heidän jakaminen ryhmiin roolin tai projektiin liittyvän toimenkuvan perusteella nopeuttaa kutsumisprosessia huomattavasti.

Aseta oikeudet

On tärkeää, että oikeuksia antaessa yhdistetään tietoturva ja helppokäytettävyys. Toisin sanoen pääsyoikeudet tulisi asettaa käyttäjien vastuualueen pohjalta.

Lisää asiakirjat ja tiedostot

Viimeinen vaihe on tuoda sisältöä virtuaalisen datahuoneeseen. Helpoin tapa tehdä tämä on luoda kansiorakenne ensin ja siirtää asiakirjat vasta sen jälkeen.

Virtuaalisten datahuoneiden vertailu: kuinka valitset virtuaalisen datahuoneen

Parhaiten sinulle sopivan virtuaalisen datahuoneen valitseminen voi olla haastavaa, varsinkin jos sinulla ei ole kokemusta alasta etkä ole koskaan aiemmin ollut tekemisissä virtuaalisten datahuoneiden kanssa.

Markkinoilla on monia palveluntarjoajia, ja jokaisilla niistä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa.
Miten siis valitset tarpeisiisi sopivan datahuoneen? Luonnollisesti sinun tulisi tehdä päätös liiketoimintasi tarpeiden mukaan.

Määrittele ensin tavoitteesi sekä tavoittelemasi lopputulos.

Tämän jälkeen vertaile virtuaalisia datahuoneita verkossa, ottaen huomioon sellaiset asiat kuten asiantuntemus, laskutustapa, tietoturvaominaisuudet, tallennustilan koko jne.

Mihin kiinnittää huomiota datahuoneita vertaillessa?

Yllä näyttämämme datahuonevertailutaulukko voi säästää sinulta tutkimisen vaivan. Löydät siitä 10 alan johtavaa palveluntarjoajaa. Voit luottaa jokaisen palveluntarjoajan saamaan arvosanaan, arvosteluun ja kommentteihin ja päättää mikä niistä sopii parhaiten juuri sinulle.

Voit kuitenkin vertailla virtuaalisia datahuoneita myös itse.

Mitä kannattaa pitää mielessä jos päätät tehdä näin? Paremman kokonaiskuvan saamiseksi suosittelemme, että kiinnität huomiota seuraaviin kriteereihin virtuaalisia datahuoneita tarkastellessasi: 

Tutkimme nyt jokaista osa-aluetta yksityiskohtaisemmin ja vertailemme kolmea parasta datahuonetta  — iDealsia, Citrixia, ja Datasitea.

Virtuaalisten datahuoneiden vertailu

Yllä olevista iDealsin, Citrixin ja Datasiten arvosteluista voit päätellä, että jokaisella palveluntarjoajalla on omat etunsa ja heikkoutensa.

Virtuaalista datahuonetta valitessa kannattaakin siis keskittyä pääosin yrityksesi tarpeisiin sekä kiinnittää huomiota tekijöihin, joita käytimme näiden kolmen palveluntarjoajan vertailuun.

FAQs

Virtuaalisen datahuoneen kustannukset riippuvat palveluntarjoajasta sekä laskutusmallista. Pidä projektisi tavoitteet mielessä, sillä jokainen niistä voidaan mahdollisesti muuntaa toiminnoksi virtuaalisen datahuoneen sisällä. Yleisesti ottaen palveluntarjoajat voivat laskuttaa sivujen tai käyttäjien lukumäärän tai tallennustilan koon perusteella. Myös kiinteä, tietyt ominaisuudet sisältävä kuukausihinta on mahdollinen. Hinta voi nousta, jos virtuaalidatahuoneen palveluntarjoaja tarjoaa muita edistyneitä toimintoja.
Virtuaalinen datahuone on suojattu verkkosijainti digitaalisen tiedon tallettamiseen ja jakamiseen kiinnostuneiden osapuolten kesken, ja sitä käytetään usein yrityskauppoja edeltävissä neuvotteluissa. Perustoimintoihin kuuluvat esimerkiksi pääsyoikeuksien hallinta, K&V-työkalu, monivaiheinen tunnistautuminen, raportit ja toiminnanvalvonta ja niin edelleen. Useimmiten asiakkaat valitsevat pilviratkaisun, joka ei vaadi erillistä asentamista.
“Datahuone” on verkossa sijaitseva säilytystila yrityksen luottamuksillisille ja salassa pidettäville tiedoille. Datahuonetta käytetään lakisektorin yrityksissä sekä yrityskauppaa edeltävän tutkimuksen aikana ja sen toteuttamisessa. Ennen virtuaalisia datahuoneita yritykset käyttivät näiden fyysisiä versioita, jotka olivat käytännössä tavallisia toimistoja korkeammalla turvatasolla. Virtuaaliset datahuoneet ovat askel eteenpäin, jotka vaihtoivat perinteiset toimistot verkkosijainneiksi. Virtuaalisten datahuoneiden toiminnallisuudesta on tullut monipuolisempaa: kohdeyrityksen tietojen säilyttämisen lisäksi ne mahdollistavat muutosten ja tiedonkulun valvomisen, liiketoimien suorittamisen, tiedostojen muokkaamisen/poistamisen/päivittämisen, ja niin edelleen.
Datahuoneen käyttötarkoitus ja käyttäminen sijoituspankkitoiminnassa ei juurikaan eroa muista aloista. Sijoituspankkitoimintaa varten hankittu datahuone on verkossa sijaitseva säilytystila, jolta kuka tahansa auktorisoitu käyttäjä voi ladata tiedostoja eri puolilta maailmaa. Virtuaaliset datahuoneet tekevät yrityskauppaa edeltävästä tarkistuksesta yksinkertaisempaa sopimuksen molemmille osapuolille, joka mahdollistaa tehokkaamman yrityskauppaprosessin. Vastaavasti sijoituspankkiirit voivat pitää kirjaa virtuaalidatahuoneisiin kirjautuvista käyttäjistä, istuntojen kestosta ja työstetyistä asiakirjoista.
Tyypillisesti virtuaalisia datahuoneita käytetään yrityskauppojen yhteydessä pääosin niitä edeltävään kauppakohteen tarkistamiseen, sillä se vaatii suurien tiedostomäärien säilyttämistä ja jakamista. Nämä verkossa sijaitsevat säilytystilat ovat hyödyllisiä myös yrityksille, joiden täytyy käsitellä samanlaisia määriä tiedostoja tai joiden täytyy järjestää etäpääsy tietoihin samanaikaisesti usealle käyttäjälle, taaten asiakirjojen luottamuksellisuuden.
Dropboxia ei voida pitää virtuaalisena datahuoneena usean olennaisen eroavaisuuden vuoksi. Yksi näistä on se, että kehityksestään ja mullistavista päivityksistään huolimatta Dropbox on suunniteltu yksinkertaistamaan tietojen jakamista Internetin välityksellä ilman erityistä panostusta tietoturvaan. Myös ohjelmiston rakenne eroaa virtuaalisesta datahuoneesta. Dropboxissa kaikki tiedostot sijaitsevat yhden kansion alaisuudessa, kun taas datahuoneissa ne ovat usean erillisen projektin sisällä joista jokaisella on omat pääsyoikeutensa. Joka tapauksessa virtuaalisen datahuoneen asiakastuen apu auttaa onnistumaan yrityskauppojen suorittamisessa, eikä Dropbox ole riittävän suojattu tai ammattimainen vakavasti otettavaa sopimuksentekoa varten.
Yrityskaupoissa kohdeyritys myy tarjouksensa mahdollisille tarjoajille saadakseen ennustetun määrän liikevoittoa. Tätä liiketointa ei voida suorittaa ilman, että ostava brändi tekee tarkistuksen yrityskaupan kohteelle ja analysoi luottamuksellista ja salassa pidettävää tietoa. Virtuaaliset datahuoneet ovat pakollinen osa yrityskauppoja ja fuusiota, koska ne on suunniteltu pitämään kaikki sopimuksen tekemiselle olennainen tieto yhdessä turvallisessa pilviratkaisussa ja mahdollistavat vaivattoman tiedostojen jakamisen sekä asiakirjojen päivittämisen.
Datahuoneohjelmisto on ainutlaatuinen digitaalinen ratkaisu salassa pidettävien tietojen säilyttämiseen ja jakamiseen yrityskaupoista kiinnostuneiden osapuolten kanssa tai muunlaisten liiketoimien suorittamiseen. Ladatut asiakirjat on suojattu salausteknogialla, monivaiheisella tunnistautumisella sekä mukautettavilla roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla. Koska useat käyttäjät voivat tarkastella tallennettuja tiedostoja samanaikaisesti, heidän suorituksensa hallinta on mahdollista erikseen annettavien sääntöjen avulla.
Yrityskaupan kohteen tarkistaminen (eng. due diligence) sisältää mahdollisen yrityskaupan kohteen luotettavuuden ja kaupoista saatavan hyödyn varmistamisen, fuusion toteutattamiseen sopivimman strategian valitsemisen sekä kauppojen sopivuuden vahvistamisen. Prosessi alkaa, kun osapuolet allekirjoittavat aiekirjeen, joka vaaditaan melkein kaikissa yritysfuusioissa. Yrityskaupan kohteen tarkistamiseen kuuluu sen kaikkeen toimintaan liittyviin tietoihin perehtyminen ja niiden varmistaminen, mukaanlukien kirjanpito, tiliotteet, asiakassopimukset, immateriaalioikeudet, kiinteistöt, ja kaikki muu omaisuus. Nämä voidaan tallettaa virtuaaliseelle datahuoneelle, joka on suunniteltu juuri yrityskaupan kohteen tarkistamista varten. Tämän vaiheen avulla ostaja voi määritellä mikäli annetut faktat tekevät kaupoista sijoituksen arvoisia.
Datahuoneelle tallennettavien tietojen valmistelun ohella kiinnostuneet osapuolet valitsevat luotettavan virtuaalisten datahuoneiden palveluntarjoajan. Kun tämä on tehty, sinun tarvitsee vain avata säilytystila, luoda asiakirjaryhmät, kutsua uudet käyttäjät lisäämällä heidän sähköpostiosoitteensa ja muokata käyttöoikeudet rajoitetun pääsyn järjestämiseksi.
Datahuoneet tekevät salassa pidettävän ja kaupallisen tiedon säilyttämisestä ja jakamisesta helpompaa mille tahansa yritykselle. Tästä on erityisesti hyötyä yritysfuusion aikana. Samalla datahuoneohjelmisto takaa korkean tietoturvatason ja nopeuttaa päätöksentekoa sekä myyvälle että ostavalle osapuolelle. Tämä johtuu siitä, että tietoja voidaan analysoida mistä päin maailmaa ja milloin tahansa ilman, että tarkastavan osapuolen tarvitsee matkustaa paikan päälle. Virtuaaliset datahuoneet ovat yleensä kustannustehokkaampia ja luontevampia pitemmällä aikavälillä.