Due diligence on prosessi, jota tarvitaan kaikkien tärkeiden tosiseikkojen ja taloudellisten tietojen sekä kaikkien yrityskauppojen tai investointiprosessin aikana mainittujen tietojen tarkistamiseksi. Ennen liiketoimen päättämistä due diligence -tarkastus suoritetaan sen varmistamiseksi, että ostaja tietää tarkalleen, mitä hän on ostamassa.
Due diligence -tarkastuksen tavoitteena on antaa ostajalle kaikki tiedot, joita hän tarvitsee oikean päätöksen tekemiseen. Jos due diligence -ryhmä havaitsee ongelmia, sen on päätettävä, luovutaanko kaupasta vai muutetaanko sitä. Mutta jos kaikki näyttää olevan kunnossa, ostaja ja myyjä voivat jatkaa kauppaa.
Yrityskauppojen ja yrityskauppojen due diligence -tarkastuksen avulla ostaja voi tarkastaa ja todentaa olennaiset tiedot yrityksestä, jonka se haluaa hankkia. Tämän tehtävän helpottamiseksi yritykset tarvitsevat asianmukaisen virtuaalisen datahuoneen, ja tässä artikkelissa käsittelemme kaikkea, mitä sinun on tiedettävä due diligence -arvioinnissa käytettävistä virtuaalisista datahuoneista.
Mikä on due diligence data room?
Due diligence data room on turvallinen pilvitallennustila, jossa monet yrityskauppasopimusten osapuolet voivat jakaa tarvittavia asiakirjoja ja arkaluonteisia tietoja. Se voi auttaa tallentamaan ja vaihtamaan keskeisiä kaupallisia, oikeudellisia ja taloudellisia asiakirjoja, jotka voidaan näyttää mahdollisille sijoittajille tarkastelua ja analysointia varten ennen kumppanuuden aloittamista.
Myyjän luvan ja NDA:n allekirjoittamisen jälkeen sijoittajat ja mahdolliset ostajat voivat yksinkertaisesti päästä due diligence -datahuoneisiin. Verrattuna tavanomaiseen datahuoneeseen innovatiivinen ja ajantasainen valinta on joustava, taloudellinen ja hyödyllinen.
Ylläpitäjä voi myöntää pääsyn olennaisiin asiakirjoihin useille valtuutetuille käyttäjille, ja ylläpitäjä valvoo kunkin käyttäjän pääsyn astetta. Ylläpitäjä voi ladata ja ladata virtuaalisen datahuoneen tietoja.
Miksi käyttää virtuaalisia datahuoneita due diligence -tarkastuksessa?
Due diligence -prosessiin kuuluu useita henkilöitä, jotka työskentelevät lukemattomien luottamuksellisten asiakirjojen ja arkaluonteisten tietojen parissa liiketoimien alusta niiden sulautumisen jälkeiseen integrointiin. Ilman asianmukaisia varotoimia tämä yrityskaupan vaihe voi vaarantaa vakavasti tietoturvan.
Tässä kohtaa virtuaaliset datahuoneohjelmistot tulevat kuvaan mukaan. Se tarjoaa useille osapuolille turvallisen ympäristön, jossa ne voivat tallentaa ja jakaa tarvittavia asiakirjoja ja tietoja.
Huolellinen virtuaalinen datahuone varmistaa korkeatasoisen tietosuojan ja helpottaa sujuvaa viestintää ja turvallista asiakirjojen vaihtoa myyjä- ja ostajaosapuolten välillä. Oikeat henkilöt pääsevät helposti käsiksi asiaankuuluviin tietoihin ja voivat jakaa raportteja ja edistymistä ilman huolta tietoturvaloukkauksista.
iDeals
- Pääsynvalvonta
- Integroitu katseluohjelma
- Kokotekstihaku
- Automaattinen indeksointi
- Mukautettava brändäys
- Edistyneet Q&A:t
- Live-chat-tuki 24/7
- 30 sekunnin vastausaika chatissa
Citrix Sharefile
- Pääsynvalvonta
- Integroitu katseluohjelma
- Kokotekstihaku
- Automaattinen indeksointi
- Mukautettava brändäys
- Edistyneet Q&A:t
- Live-chat-tuki 24/7
- 30 sekunnin vastausaika chatissa
DataSite
- Pääsynvalvonta
- Integroitu katseluohjelma
- Kokotekstihaku
- Automaattinen indeksointi
- Mukautettava brändäys
- Edistyneet Q&A:t
- Live-chat-tuki 24/7
- 30 sekunnin vastausaika chatissa
Intralinks
- Pääsynvalvonta
- Integroitu katseluohjelma
- Kokotekstihaku
- Automaattinen indeksointi
- Mukautettava brändäys
- Edistyneet Q&A:t
- Live-chat-tuki 24/7
- 30 sekunnin vastausaika chatissa
Box
- Pääsynvalvonta
- Integroitu katseluohjelma
- Kokotekstihaku
- Automaattinen indeksointi
- Mukautettava brändäys
- Edistyneet Q&A:t
- Live-chat-tuki 24/7
- 30 sekunnin vastausaika chatissa
Virtuaalisen datahuoneen pilviratkaisu auttaa varmistamaan, että due diligence -tarkastus tehdään perusteellisesti ja nopeasti. Edellä mainittujen syiden lisäksi ammattilaiset käyttävät virtuaalisia datahuoneita seuraaviin tarkoituksiin:
Suojaamaan tietojaan ja henkistä omaisuuttaan
Virtuaalisen neuvotteluhuoneen avulla voit hallita tietojasi koko ajan. Käyttöoikeuksiin perustuvien käyttäjäroolien avulla voit hallita erityisesti käyttäjien käyttöoikeuksia ja sitä, kuka voi tarkastella toimittamiasi tietoja. Turvallisuuden lisäämiseksi voit nopeasti vesileimata kaikki paperit aikaleimalla, nimellä ja sähköpostiosoitteella.
Kaikkien käyttäjien on allekirjoitettava salassapitosopimus ennen kauppahuoneeseen pääsyä, joten voit olla rauhassa tietäen, että luottamukselliset tietosi ovat turvassa.
Maksimoi kaupantekomenestys
Kauppahuoneen avulla on myös helppo rakentaa huutokaupan kaltainen ilmapiiri, joka edistää kauppoja, ja se tarjoaa sinulle näkyvyyttä datahuoneen toimintaan audit trail -raportoinnin avulla ja antaa sinulle paremman kuvan siitä, ketkä ovat oikeasti kiinnostuneita kaupastasi, perustuen heidän käyttäytymiseensä alustalla. Tämä on todella hyödyllistä myyjille.
Nopeuttaa koko prosessia
Asianmukainen huolellisuus ja kauppojen tekeminen voivat olla aikaa vieviä, mutta datahuoneen ominaisuudet voivat auttaa nopeuttamaan asioita. Ensinnäkin virtuaalinen datahuone on käyttäjäystävällinen, ja jopa ne, jotka ovat täysin uusia sen käytössä, eivät useinkaan tarvitse koulutusta tai selityksiä; tämä säästää aikaa molemmilta osapuolilta.
Lisäksi virtuaalisen datahuoneen perustaminen vie alusta loppuun alle 15 minuuttia. Sen jälkeen olet valmis aloittamaan.
Säästä yrityksen arvokkaita resursseja
Perinteiseen datahuoneeseen saattaa liittyä suuri hintalappu ja piilokustannuksia, kun taas virtuaalisen datahuoneen avulla tiedät tarkalleen, mihin olet ryhtymässä. Sinun tarvitsee maksaa vain yksi kiinteä maksu, joka kattaa rajattoman tallennustilan ja käyttäjät harkintasi mukaan. Täällä ei ole yllätyksiä.
Kriteerit, jotka on otettava huomioon valittaessa due diligence data room -tarkastusta varten.
Kaikki virtuaaliset datahuoneet eivät ole samanlaisia. Sinun on kiinnitettävä tarkkaa huomiota niihin ominaisuuksiin, joita due diligence -prosessin onnistuminen edellyttää.
Turvallisuus
Tietomurtojen estämiseksi valitse due diligence data room, joka tarjoaa kehittyneen tietoturvan ja digitaalisten oikeuksien hallinnan. Sen on varmistettava asiakirjojen suojaus esimerkiksi 256-bittisellä salauksella, etäsilpomisella, automaattisella vesileimalla, rajoitetulla katselutilalla, suojatulla taulukkokatselulla, yksityiskohtaisilla käyttöoikeuskäytännöillä ja virustorjunnalla.
Täydellinen pääsynvalvonta on välttämätöntä. On erittäin tärkeää, että käyttöoikeudet voidaan jakaa tehtävänimikkeen ja tehtävien perusteella. Jos näin ei tehdä, luottamuksellisia tietoja voivat lukea ne, joilla ei ole mitään tekemistä niiden kanssa. Näin ei aina ole, ja sillä voi olla epäsuotuisia seurauksia.
Datahuoneen tulisi tarjota käyttäjille yksilöllinen käyttöoikeusprofiili, joka mahdollistaa pääsyn vain tiettyihin tiedostoihin ja kansioihin. Sen tulisi myös seurata käyttäjien toimintaa ja tarjota tarkastuslokit.
Tietoturvan noudattaminen
Mutta miten voit varmistaa, että huolellisuusdatahuoneen tarjoajat ovat niin turvallisia kuin ne väittävät olevansa? Anna kansainvälisen kolmannen osapuolen sertifiointiohjelman puhua. Valitse virtuaalinen datahuone, joka on ISO27001-sertifioitu, SSAE 16-sertifioitu, HIPAA-sertifioitu ja SOC2-yhteensopiva. Niiden tulisi myös noudattaa kansainvälisiä standardeja, kuten OWASP:n ja Microsoftin Secure Development Lifecycle -standardeja.
Helppokäyttöisyys
Helpota eri ammatillisesta taustasta ja teknologisesta osaamisesta riippumattomien käyttäjien due diligence -tarkastus tietojenkäsittelytilan käyttöä. Virtuaalisen datahuoneen olisi tarjottava intuitiivinen käyttöliittymä, joka varmistaa, että kuka tahansa voi käyttää sitä ja päästä helposti käsiksi tarvittaviin tiedostoihin ilman intensiivistä koulutusta.
Datahuoneeseen on päästävä käsiksi kaikilla laitteilla. Sen ei myöskään pitäisi vaatia liitännäisiä tai hienoja ohjelmistoja, ja sen on oltava yhteensopiva Windowsin, macOS:n, Androidin ja iOS:n kanssa. Lisäksi siinä on oltava responsiivinen käyttöliittymä, joka toimii saumattomasti mobiililaitteissa.
Monikielinen tuki
Due diligence -tiimissäsi saattaa olla mukana eri kansallisuuksia edustavia henkilöitä. Varmista, että virtuaalisessa datahuoneessasi on tarvittavat monikielisyysominaisuudet, jotta se palvelee eri etnisiä ja maantieteellisiä taustoja edustavia käyttäjiä. Tämä on erityisen tärkeää rajatylittävissä yritysjärjestelyissä, ja siksi yrityskauppoja ja -järjestelyjä varten tarkoitettu datahuone on välttämätön.
Integroidut kysymykset ja vastaukset sekä chat
Due diligence -prosessiin liittyy monimutkaisia liiketoimia, jotka saattavat herättää monia kysymyksiä. Tee tietojenvaihdosta helppoa valitsemalla due diligence data room, joka tarjoaa tehokkaan tavan lähettää kysymyksiä ja antaa vastauksia. Due diligence -tiedonsiirtohuoneen tulisi mahdollistaa myös suojatut chatit saumatonta viestintää varten.
Ilmainen demo
Yksi parhaista tavoista varmistaa, että käytät tarpeisiisi parhaiten soveltuvaa due diligence -tietohuonetta, on käyttää sitä. Haluat ehkä kokeilla alustaa ennen kuin sitoudut siihen, ja ilmaisen demon avulla voit tehdä juuri niin.
Kun valitset täydellisen virtuaalisen datahuoneen tarjoajan, voit tehdä valinnan eri kriteerien perusteella perusteellisesti valitsemiemme huipputietohuoneiden välillä.
Luottaa asiantuntijavalintaamme – iDeals VDR
Käy verkkosivuillaMiten due diligence -tietohuonetta käytetään?
Yksinkertaisin tapa aloittaa due diligence -tietohuoneen käyttö on tuoda valmiiksi tehty pyyntömalli. Tietohuone ja kansiorakenne toimitetaan ja jäsennetään automaattisesti, kun sinulla on jo valmiiksi tehty malli.
Käyttäjät voivat sitten aloittaa pyyntöjen täyttämisen raahaamalla ja pudottamalla tarvittavat tiedostot alustalle. He voivat myös delegoida työtehtäviä, keskustella muiden käyttäjien kanssa ja kutsua uusia henkilöitä huoneeseen.
Voit aloittaa datahuoneen käytön noudattamalla seuraavia ohjeita:
- Etsi sopivin due diligence -tietohuoneen tarjoaja. Parhaan datahuonetoimittajan löytäminen projektisi tarpeisiin kymmenien datahuonetoimittajien joukosta on aikaa vievin osa due diligence -datahuoneen perustamista. Virtuaalisen datahuoneen tarjoajien hintarakenteet, toiminnot ja käyttötapausluokat vaihtelevat. Vaikka kaikkien ensireaktio on tehdä valinta hinnoittelun perusteella, sen pitäisi todella olla viimeinen huomioon otettava näkökohta. Keskity sen sijaan siihen ainutlaatuiseen arvoon, jonka kukin palveluntarjoaja voi tuoda yrityksesi kaupantekostrategiaan.
- Valitse sopiva suunnitelma. Paras vaihtoehto on valita ohjelmisto, joka veloittaa palveluistaan kiinteän hinnan. Näin voit joustavammin hallita tiedostoja, olla yhteydessä muihin ihmisiin ja saattaa projektin kaikki vaiheet päätökseen. Valitse suunnitelma sen mukaan, kuinka paljon tietoja haluat tallentaa datahuoneeseen ja kuinka suuri liiketoimesi on. Mitä suurempi on mukana olevien henkilöiden ja tietojen määrä, sitä korkeammat ovat kustannukset.
- Aloita maksuton kokeilujakso ja hanki datahuoneen due diligence -tarkastuslista. Pyydä palveluntarjoajaltasi due diligence -datahuoneen tarkistuslista, jotta voit kerätä kaikki tarvittavat tiedot etukäteen ja luoda loogisen datahuoneen ulkoasun. Lisäät, poistat ja muutat tiedostoja datahuoneessa sopimuksen edetessä. Yleensä on kuitenkin hyvä idea aloittaa valmiiksi suunnitellulla asiakirjavirralla.
- Varmista, että automaattinen kansiorakenne on oikea ja helposti ymmärrettävä. Tee due diligence -tarkastusdatahuoneen hahmotelma due diligence -tarkastuslistan avulla. Tee sitten yrityksesi erityispiirteistä riippuen tarvittavat muutokset.
- Aloita asiakirjojen lataaminen. Siirrä tiedot datahuoneohjelmistoon, kun kaikki kansiot ja alikansiot ovat valmiina. Kiinnitä huomiota asiakirjojen nimiin ja järjestykseen, jossa ne esiintyvät kussakin kansiossa.
- Lisää käyttäjiä ja määritä tehtäväroolit, eräpäivät ja prioriteetti. Määritä kullekin sopimusosapuolelle laajennetut käyttöoikeudet pääsyn hallitsemiseksi ja lähetä kutsuja useille käyttäjille due diligence -virtuaalitietohuoneeseen. Varmista käyttäjän henkilöitymisominaisuuden avulla, että kaikilla on pääsy tarvitsemiinsa tietoihin, ja tarkista arkaluonteisten asiakirjojen turvallisuus.
Hyödyt, joita saadaan, kun due diligence -tarkastuksessa käytetään virtuaalisia datahuoneita fyysisten datahuoneiden sijasta.
Monet yritykset, jotka käyttävät due diligence -datahuonetta, huomaavat yrityksen tuottavuuden parantuneen, mikä johtaa parempiin sopimustuloksiin. Luotettava virtuaalinen datahuone tarjoaa seuraavat edut:
Tietoturva
Due diligence data room on täytettävä tiukat turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardit, kuten SOC 1, SOC 2 Type II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 ja muut. Kun valitset virtuaalista datahuonetta due diligence -tarkastusta varten, kannattaa tarkistaa kaikki turvallisuussertifioinnit palveluntarjoajan viralliselta verkkosivustolta.
Kun verrataan fyysistä ja virtuaalista datahuonetta, huomaat merkittävän eron turvallisuustasossa. Inhimilliset ja mekaaniset virheet eivät ole sallittuja online-tietohuoneissa. Lisäksi Internet-ratkaisut antavat organisaatiolle mahdollisuuden säädellä, kenellä on pääsy due diligence -virtuaalitietohuoneeseen ja sen luottamuksellisiin tietoihin huolellisuusprosessin aikana.
Varmistaakseen, että toimittamasi ratkaisevan tärkeät paperit ovat täysin suojattuja, virtuaalisen datahuoneen tarjoajat käyttävät erittäin korkeatasoisia turvatekniikoita, kuten tietojen salausta ja toiminnan seurantaa. Muiden osapuolten on vaikea tulostaa, kopioida tai muuttaa tiettyjä asiakirjoja ilman hyväksyntääsi.
Saavutettavuus
Due diligence data room on käyttäjäystävällinen valinta, joka helpottaa liiketoimintasi hallintaa. Sinun ei tarvitse mennä toimistoon allekirjoittamaan papereita tai katsomaan transaktiotietoja.
Virtuaaliset konesalipalvelut ovat käytettävissä milloin tahansa 24/7. Tiedonsiirtohuoneessa on erinomaiset tiedostonhallintatyökalut, kuten vedä ja pudota tiedostojen lataus, mikä nopeuttaa latausprosessia. On muitakin ominaisuuksia, jotka tehostavat asiakirjojen hallintaa, kuten sisäänrakennettu tiedostojenlukija, asiakirjan sisäinen haku ja indeksointi.
Yksi virtuaalisen konesalin tärkeimmistä eduista on sen sijainti luotettavalla ja turvallisella palvelimella, joka takaa turvallisen Internet-yhteyden 24 tuntia vuorokaudessa seitsemänä päivänä viikossa.
Yksinkertainen asiakirjojen hallinta
Teknologian kehittyessä ohjelmistoratkaisuista tulee väistämättä käyttäjäystävällisempiä. Due diligence -virtuaalitietohuoneen käyttäjillä on eritasoista kokemusta tietokoneista, joten on tärkeää, että menettely on kaikille mahdollisimman yksinkertainen.
Pohjimmiltaan mitä helpompaa asiakirjojen käsittely on, sitä nopeammin hankinta etenee. Ajan karsiminen due diligence -prosessista auttaa kaikenlaisten kauppojen solmimisessa.
Palvelun hinta
Jotkut olettavat, että due diligence -tietohuoneet ovat vain suurten organisaatioiden käytettävissä. Toisaalta asiakkaat maksavat tästä palvelusta vähemmän kuin fyysisestä säilytyksestä. Näin ollen toinen hyöty alustan käyttöönotosta on kustannus. Organisaatio ja palveluntarjoaja keskustelevat tarvittavasta toimintojen joukosta ja hinnoittelusta.
Joustavuus
Mainittujen ominaisuuksien lisäksi valtaosa virtuaalisen konesalin palveluntarjoajista antaa myös hyödyllistä tallennustoimintaa ja monia muita ominaisuuksia, jotka kaikki lisäävät tietopalvelun käyttäjien helppoutta.
Virtuaalisissa konesaleissa voit seurata kaikkien tiimin jäsenten kirjautumista sisään- ja uloskirjautumistoimintaa. Voit myös tarkkailla, kuinka kauan kävijät katselivat sivua ja mikä sisältö sai eniten huomiota. Voit myös käyttää seurantaominaisuuksia toiminnan parempaan organisointiin ja projektin edistymisen seurantaan.
Täydellinen asiakirjojen ja toimintojen hallinta
Sijoittajien kannalta riski on pienempi. Jatkuva pääsy papereihin on väistämätön osa tehokasta yhteistyötä. Sijoittaja voi tarkastella olennaisia tietoja milloin tahansa. Näin ollen yksi datahuoneen due diligence -tarkastuksen ensisijaisista tavoitteista on vähentää riskejä ja varmistaa turvallinen yhteistyö, joka perustuu molemminpuoliseen luottamukseen ja ymmärrykseen.
Organisaatiot käyttävät edelleen tiedostonjakopalveluja. Niitä hyödynnetään sekä kertaluonteisiin tapahtumiin että säännöllisesti. Seuraavassa aineistossa annetaan nopea yleiskatsaus konesaleihin ja selitetään, miksi uudet ohjelmistot hallitsevat markkinoita.
Avoin ja tehokas viestintä
Digitaaliset viestintäkanavat ovat nousseet tilaisuuksiin, kun taas live-keskustelut ovat jääneet taka-alalle. Vaikka toiset väittävät, että virtuaalinen kaupankäynti ei koskaan pysty korvaamaan kädenpuristuksen voimaa, monet yritykset ovat sopeutuneet ja ottaneet uuden paradigman vastaan.
Mitä enemmän virtuaalisessa konesalissa voidaan tehdä due diligence -tarkastusta, sitä parempi. Tähän sisältyy viestien lähettäminen ja vastaanottaminen sekä video- ja äänipuheluiden soittaminen. Viestintätyökalujen pitäisi olla yhtä yksinkertaisia ja suoraviivaisia kuin tietohuoneen muidenkin ominaisuuksien.
Yhteenveto
Nykyisessä digitaalisessa maailmassa fyysisen datahuoneen käyttö ei ole enää välttämätöntä. Kriittisten liiketoimintasopimusten tai liiketoimien aikana inhimilliset virheet ja automaattisesti syntyvät virheet eivät ole mahdollisia.
Johtavien palveluntarjoajien tarjoamat due diligence -virtuaalidatahuoneet ovat täysin automatisoituja, eikä niiden käyttö vaadi ihmisen toimenpiteitä. Täysin turvallisen ja suojatun datahuoneen avulla voit tallentaa, tutkia ja vaihtaa olennaisia tietoja mahdollisten sijoittajien kanssa mahdollisimman hyödyllisellä ja tehokkaalla tavalla.
