Virtuaaliset Datahuoneet yritysfuusioita varten

Mikä yritysfuusio on?

Fuusiossa eli yhteensulautumisessa vähintään kaksi yritystä yhdistyvät yhdeksi yrityskokonaisuudeksi. Toimenpiteisiin voi mennä muutamasta kuukaudesta useaan vuoteen, ja siihen kuuluvat tutkimus-, tarkistamis- ja integraatiovaiheet.

Tutkimusvaihe

Yhteensulautumisprosessin alussa myyvä osapuoli määrittelee odotuksensa fuusiotumisen suhteen ja asettaa kriteerejä mahdollisille ostajille. Myöhemmin he ottavat yhteyttä kriteerit täyttäviin yrityksiin, suorittavat keskinäisen arviointianalyysin, ja tekevät tarjouksen.

Yrityskaupan kohteen tarkistaminen (due diligence)

Mahdollinen ostajan hyväksyttyä tarjoauksen se tekee läpikotaisen analyysin myyjän omistuksista, vastuista, taloudellisesta metriikasta, asiakas- ja henkilökunnasta sekä muista vastaavista seikoista. Tämän tavoitteena on varmistaa, että yrityskaupat ovat hintansa arvoisia.

Sulautumisen jälkeinen integraatio

Onnistuneen tarkistamisvaiheen jälkeen integrointiprosessi yhdistää kaksi yritystä. Fuusion osapuolet yhdistävät tietopohjansa, teknologiansa ja järjestelmänsä, päättävät yhteisistä sisäisistä käytännöistä ja yrityskultuurista, järjestelevät osastoja uudelleen ja paljon muuta.

M&A data room

Kuinka virtuaaliset datahuoneet parantavat yhdistymisprosessia

Parannettu suojaus

Parhaiden fuusioita varten tarkoitettujen virtuaalisten datahuoneiden suojaustaso on erittäin samanlainen kuin millä talouslaitokset suojelevat omaisuuttaan.

Tällaiset datahuoneet ovat kansainvälisten turvallisuusstandardien mukaisia, salaavat kaikki tietosi ja käyttävät uusimpia kyberturvallisuuskäytäntöjä, aina useista palomuureista kaksivaiheiseen tunnistautumiseen. Mukautettavien pääsylupien avulla voit lisäksi hallita sitä, kuinka tietyt kolmannet osapuolet pääsevät käsiksi tiettyihin asiakirjoihin.

Vähemmän aikaa ja kustannuksia

Kun datahuoneesi fuusiota varten on saatavilla tulorahoitusperiaatteella, sinun ei tarvitse maksaa omaisuuksia oman datakeskuksen ylläpitoon – puhumattakaan siitä, että ostajasi säästävät matkakustannuksissa.

Lisäksi virtuaalinen datahuone (eng. virtual data room) automatisoi useita prosesseja, tehden asiakirjojen hallinnoinnista ja ongelmien käsittelystä paljon helpompaa. Lisäksi voit hallinnoida useampaa kauppaa virtuaalisessa työtilassasi.

Parempi kommunikointi

Kun kaikki tarvittavat asiakirjat ovat aina saatavissa, ostajien ei tarvitse matkustaa datahuoneellesi aina lisätietoa tarvitessaa – he voivat ottaa sinuun yhteyttä millloin tahansa. Tällä tavoin voit tehdä yhteistyötä useiden eri puolella maailmaa sijaitsevien yritysten kanssa samanaikaisesti. Lisäksi voit virtaviivaistaa kommunikaatiota kysymys-vastaus- ja chat-ominaisuuksia käyttämällä.

data room M&A, M&A, virtual data rooms for mergers and acquisitions, M&A data room

Datahuoneen valmistelu

Lähetä tiedostot palvelimelle

Erinomaisen data room-palveluntarjoajan avulla datahuoneen valmistelu on helppoa ja nopeaa. Sinun ei tarvitse kuin vetää ja pudottaa tiedostot lähetysikkunaan. Varmista, että asiakirjasi ovat oikein ja ajan tasalla.

Organisoi tiedostojärjestelmä

Organisoi tiedostojärjestelmäsi, jotta ostajasi voivat nopeasti löytää tarvitsemansa asiakirjat. Lisäksi luo erillinen kansio ei-luottamuksellisille tiedostoille, jotka jokainen tarvitsee fuusion alussa sekä kansio erityisen luottamuksellisille tiedostoille, joita ylempi johot on pyytänyt ennen kauppojen tekemistä.

Kutsu osanottajat datahuoneeseen

Kun tiedostojärjestelmäsi on valmis, toivota osakkaat tervetulleeksi. Data room antaa sinun myöntää eritasoisia pääsylupia lukemista, latausta ja tallennusta varten riippumatta siitä, kuinka monta käyttäjää olet kutsunut. Tällä tavoin voit virtaviivaistaa toimintaa ja välttää mahdolliset tietovuodot.

Kriiteerejä yrityskauppoja varten hankittavalle datahuoneelle 

Turvallisuusominaisuudet 

Vaikka virtuaaliset datahuoneet ovatkin tunnettuja turvallisuudestaan, suojauksen taso vaihtelee palveluntarjoajasta riippuen. Joten varmista, että virtual data room tarjoaa kaikki tarvittavat tietosuojaominaisuudet, kuten:

  • Kaksivaiheinen tunnistautuminen
  • Monta pääsylupatasoa asiakirjoihin, mukaanlukien rajoitettu katselutila jossa käyttäjä voi nähdä vain osan asiakirjasta 
  • Dynaamiset vesileimat, jotka ovat näkyvissä tiedostoja katseltaessa, tulostettaessa tai ladattaessa

Turvallisuusstrandardien mukaisuus

Kun valitse datahuonepalveluntarjoajaa, varmista että:  

  • He ovat ISO27001- ja SOC2-standardien mukaisia
  • Heillä on käytössä fyysiset turvajärjestelyt, kaksivaiheinen tunnistautuminen, ja edistynyt valvonta datakeskusten suojelemiseksi
  • He arvioivat palvelunsa luotettavuuden säännöllisesti riippumattomien asiantuntijoiden kanssa, ja noudattavat ajantasaisia kansainvälisiä ohjelmistokehittämiskäytäntöjä

Raportit

Virtuaalisen datahuoneesi tulisi mahdollistaa täydellinen toiminnan seuraaminen, määritellä aktiivisimmat ryhmät, ja tunnistaa kaikkein katsotuimmat asiakirjojen osiot.

Tällainen sisäänrakennettu raportointi- ja analyysitoiminto auttaa sinua tekemään elintärkeitä päätöksiä ennen kuin on liian myöhäistä. Jos esimerkiksi ostavan osapuolen edustajat viettävät liikaa aikaa jonkin asiakirjan parissa, jokin on todennäköisesti jäänyt huolettamaan heitä, ja sinä voit ottaa asian heti käsittelyyn.

Helppokäyttöisyys 

Tyypilliseen yrityskauppaan kuuluu tuhansien asiakirjojen jakaminen ja tarkastely. Helppokäyttöinen, moninaisilla tiedonjäsentelytoiminnoilla varustettu virtual data room voi nopeuttaa tätä prosessia huomattavasti. Etsi virtuaalinen datahuone, joka tarjoaa seuraavat ominaisuudet: 

  • Tukee useita tiedostomuotoja
  • Monikielisyys
  • Mobiiliyhtävällinen käyttöliittymä
  • Scroll-through-toiminto, jonka avulla pääset helposti käsiksi seuraavaan asiakirjaan
  • Tukee useaa alustaa, mukanlukien iOS ja Android 
  • Massakutsut

Integroitu kysymys-vastausjärjestelmä

Ostajan puolelta tulevien kysymyksiin vastaaminen sähköpostin välityksellä tuo mukanaan ongelmia, kuten tietovuotoriskin ja hämmennyksen siitä kuka on nähnyt mitä. Sen sijaan harkitse virtuaalista datahuonetta, joka tarjoaa kysymys-vastaustoiminnon.

Tämä sallii sinun hallinnoida tätä prosessia lajittelemella kysymykset ryhmien, kansioiden ja osaamisalueiden perusteella. Voit myös luoda raportteja nähdäksesi minkälaisia ongelmia käyttäjät useimmiten kohtaavaat. Tämän tiedon avulla voit luoda listan Usein Kysytyistä Kysymyksistä (UKK), jonka avulla vältät tarpeen vastata samoihin kysymyksiin monta kertaa.

Mukauttaminen

Yrityksesi väreillä ja logolla muotoiltu virtuaalinen työtila erottaa sinut varmasti kilpailijoistasi. Hae siis datahuonetta, johon kuuluu lyömättömät mukauttamistoiminnot.

Kilpailuedun saamisen lisäksi vähennät myös käsin tehtävää työtä, kun voit automaattisesti mukauttaa asiakirjasi vesileimoilla sekä ala- ja ylätunnisteilla.

Fuusiot ja yhteensulautumiset ovat monimutkaisia toimenpiteitä, ja sen realisoimiseksi tarvitset tehokkaimman mahdollisen aiemmin mainituilla ominaisuuksilla varustetun virtuaalisen datahuoneen. Valintaprosessin helpottamiseksi käy läpi listamme parhaimmista data room-palveluntarjoajista.

TOP 3 Data Rooms
1. iDeals
ideals
Lue arvostelu
2. Intralinks
intralinks
Lue arvostelu
3. Merrill
merrill logo
Lue arvostelu
To top