Virtuaaliset Datahuoneet yritysfuusioita varten

Nykyään online-tietohuoneet ovat olennainen osa kehittyneitä tiimejä, jotka haluavat nopeuttaa työnkulkujaan. Virtuaaliset datahuoneet tarjoavat kaiken tarvittavan tuottavaan yhteistyöhön ja erinomaiseen suorituskykyyn. Käyttäjät voivat nimittäin jakaa asiakirjoja turvallisesti, pitää yhteyttä kiinnostuneisiin ostajiin ja investointipankkiireihin ja pysyä ajan tasalla asiaankuuluvista faktoista 24/7.

Mitä tulee virtuaalisten datahuoneiden asiakkaisiin, useimmat niistä ovat rahoituslaitoksia, valtion virastoja, koulutusta, terveydenhuoltoa, kiinteistöalaa ja muita toimialoja. Nämä yritykset perustavat ratkaisun, joka mahdollistaa sujuvan kulun yritysjärjestelyissä, due diligence -tarkastuksissa, listautumisannissa, rahoitustransaktioissa, varainhankinnassa jne.

Mitä on M&A?

Fuusio- ja yritysostosopimuksia syntyy, kun kaksi tai useampi yritys yhdistyy yhdeksi liiketoimintayksiköksi. Tämä kauppa on yleistynyt, koska se avaa yrityksille uusia mahdollisuuksia. Lisäksi se on strateginen siirto kustannusten leikkaamiseksi, asiakaskunnan rakentamiseksi, markkinaosuuden kasvattamiseksi jne.

Näin ollen yrityskauppa on yksi suurimmista ja merkittävimmistä tapahtumista minkä tahansa organisaation koko elinkaaren aikana. Tämä menettely voi kestää muutamasta kuukaudesta useisiin vuosiin, ja se koostuu kartoitus-, due diligence -prosessin ja sulautuman jälkeisestä integrointivaiheesta.

Tutkiva vaihe

Yrityskauppaprosessin alussa myyjä määrittelee, mitä se odottaa integraatiolta toisen yrityksen kanssa, ja asettaa kriteerit mahdollisille ostajille. Myöhemmin hän ottaa yhteyttä kriteerit täyttäviin yrityksiin, tekee keskinäisen arviointianalyysin ja tarjoaa sopivaa ehdokasta.

Due diligence -prosessi

Kun potentiaalinen ostaja hyväksyy tarjouksen, se tekee perusteellisen analyysin myyjän varoista, veloista, tilinpäätöksestä, asiakaskunnasta, henkilöstöresursseista ja muusta. Tavoitteena on varmistaa, että yrityskauppa tuo odotetun arvon. Due diligence -tarkastukseen käytettävät virtuaaliset datahuoneet ovat myös osoittautuneet erittäin turvallisiksi ja luotettaviksi.

Sulautuman jälkeinen integraatio

Onnistuneen due diligence -menettelyn jälkeen integraatioprosessi yhdistää kaksi yritystä yhdeksi. Yrityskauppaan osallistujat integroivat tietopohjansa, yhdistävät teknologian ja järjestelmät, päättävät yhteisestä sisäisestä politiikasta ja yrityskulttuurista, organisoivat uudet osastorakenteet ja paljon muuta.

Miten virtuaaliset datahuoneet parantavat yrityskauppojen ja -järjestelyjen työnkulkua?

Koska virtuaalisen konesalin kehittämisen alkuperäinen syy oli yrityskauppojen ja -järjestelyjen kehittäminen, sen kaikkien ominaisuuksien tarkoituksena on parantaa ja helpottaa transaktiota. Tämän tuloksena asiakkaat saavat erittäin turvalliset tietosuojamekanismit, säästävät aikaa ja rahaa sekä kehittyneen yhteistyöalustan. Näin ollen kaikilla näillä asioilla on uskomattoman myönteinen vaikutus menettelyyn.

Parannettu suojaus

Useimpien fuusioita ja yrityskauppoja varten tarkoitettujen virtuaalisten datahuoneiden tarjoama turvallisuustaso on hyvin samankaltainen kuin se, miten rahoituslaitokset suojaavat omaisuuttaan.

Kansainvälisesti tunnustettujen turvallisuusstandardien mukaisesti virtuaaliset datahuoneet salaavat kaikki tietosi ja ottavat käyttöön uusimmat tietoverkkoturvakäytännöt useista palomuureista kaksitekijätodennukseen. Lisäksi mukautettavien käyttöoikeuksien avulla voit täysin hallita, ketkä kolmannet osapuolet näkevät mitäkin asiakirjoja.

Ajan ja kustannusten väheneminen

Kun virtuaalinen datahuoneesi yrityskauppoja ja -järjestelyjä varten on käytettävissä pay-as-you-go -periaatteella, sinun ei tarvitse käyttää omaisuuksia fyysisen konesalin ylläpitämiseen – puhumattakaan siitä, että ostajasi säästävät matkakuluissa.

Lisäksi erilaisten kehittyneiden ominaisuuksien ansiosta VDR automatisoi monia prosesseja, mikä helpottaa ja nopeuttaa asiakirjojen hallintaa ja ongelmien käsittelyä. Lisäksi voit hallita useita liiketoimia virtuaalisessa työtilassa.

Parempi viestintä

Kun kaikki tarvittavat asiakirjat ovat käsillä, ostajien ei tarvitse matkustaa fyysiseen datahuoneeseesi aina, kun he tarvitsevat lisätietoja – he voivat ottaa sinuun yhteyttä kysymyksellä tai pyynnöllä milloin tahansa. Näin voit tehdä yhteistyötä samanaikaisesti eri puolilla maailmaa sijaitsevien yritysten kanssa. Lisäksi voit virtaviivaistaa viestinnän kulkua kysymysten ja vastausten sekä live-keskusteluominaisuuksien avulla.

iDeals

• Pääsynvalvonta
• Integroitu katseluohjelma
• Kokotekstihaku
• Automaattinen indeksointi
• Mukautettava brändäys
• Edistyneet Q&A:t
• Live-chat-tuki 24/7
• 30 sekunnin vastausaika chatissa

Käy verkkosivuilla

Citrix Sharefile

• Pääsynvalvonta
• Integroitu katseluohjelma
• Kokotekstihaku
• Automaattinen indeksointi
• Mukautettava brändäys
• Edistyneet Q&A:t
• Live-chat-tuki 24/7
• 30 sekunnin vastausaika chatissa

Näytä profiili

DataSite

• Pääsynvalvonta
• Integroitu katseluohjelma
• Kokotekstihaku
• Automaattinen indeksointi
• Mukautettava brändäys
• Edistyneet Q&A:t
• Live-chat-tuki 24/7
• 30 sekunnin vastausaika chatissa

Näytä profiili

Intralinks

• Pääsynvalvonta
• Integroitu katseluohjelma
• Kokotekstihaku
• Automaattinen indeksointi
• Mukautettava brändäys
• Edistyneet Q&A:t
• Live-chat-tuki 24/7
• 30 sekunnin vastausaika chatissa

Näytä profiili

Box

• Pääsynvalvonta
• Integroitu katseluohjelma
• Kokotekstihaku
• Automaattinen indeksointi
• Mukautettava brändäys
• Edistyneet Q&A:t
• Live-chat-tuki 24/7
• 30 sekunnin vastausaika chatissa

Näytä profiili

Ensimmäinen

Viimeinen

Virtuaalisen datahuoneen valmistelu yrityskauppoja varten: 3 helppoa vaihetta

Virtuaalisen datahuoneen hankinta on vain ensimmäinen askel kohti parempaa kauppaa. Yhtä tärkeää on valmistella online-työtilat molempien osapuolten mukavaa työskentelyä varten. Tässä kerrotaan, mitä sinun on tehtävä, jotta kustannustehokas pilviratkaisu tuo vielä enemmän etuja ja parannuksia.

1. Tiedostojen lataaminen

Ylivoimaisen virtuaalisen datahuoneen tarjoajan kanssa datahuoneen valmisteluprosessi on helppo ja nopea. Vedät ja pudotat vain tarvittavat tiedostot ja kansiot latausikkunaan. Varmista vain, että asiakirjasi ovat tarkkoja ja ajantasaisia.

Mitä tulee asiakirjoihin, joiden pitäisi olla virtuaalisessa datahuoneessa, Forbes suosittelee alla mainittuja tiedostoja. Huomaa, että luettelo on neuvoa-antava, joten keskustele jokaisesta kohdasta asianajajan kanssa.

1. Yrityksen perusasiakirjat
2. Kiinteä pääoma ja muut arvopaperit
3. Vero- ja tilinpäätösasiakirjat
4. Varat ja omaisuus
5. Immateriaalioikeudet
6. Merkittävät sopimukset
7. Myynti-, markkinointi- ja asiakastiedot
8. Tärkeimmät valmistajat ja toimittajat
9. Asiakastuki
10. Sääntelykysymykset
11. Riidat tai oikeudenkäynnit
12. Vakuutustiedot
13. Työntekijät/henkilöstö
14. Menettelyt etuyhteydessä olevien osapuolten kanssa

2. Tiedostojärjestelmän jäsentäminen

Jotta mahdolliset ostajat tai muut kiinnostuneet osapuolet löytäisivät kaikki tarvitsemansa asiakirjat nopeasti, jäsentele tietohuoneen tiedostojärjestelmä. Luo lisäksi erillinen kansio, jossa on kaikki ei-luottamukselliset asiakirjat, joita kaikki tarvitsevat yrityskauppojen alussa, ja kansio, jossa on ylemmän johdon pyytämät erittäin luottamukselliset asiakirjat ennen kaupan tekemistä.

3. Osallistujien kutsuminen datahuoneeseen

Heti kun virtuaalisen datahuoneen tiedostojärjestelmäsi on valmis, toivota sidosryhmät tervetulleiksi. Riippumatta siitä, kuinka monta käyttäjää kutsut, datahuone mahdollistaa edistyneiden käyttöoikeuksien antamisen, jotta voit valvoa, kuka voi tarkastella, ladata ja tulostaa mitäkin tiedostoja. Näin voit virtaviivaistaa prosessia ja estää mahdolliset tietoturvaloukkaukset.

Kriteerit datahuoneen valitsemiseksi yrityskauppoja ja -järjestelyjä varten

Ota huomioon muutama vinkki turvallisen verkkovaraston valinnassa, sillä kaikki virtuaaliset datahuoneratkaisut eivät ole samanlaisia. Koska jokainen potentiaalinen käyttäjä on kiinnostunut tarpeisiinsa parhaiten sopivasta tuotteesta, valinnassa on otettava huomioon muutamia yksinkertaisia asioita.

Turvallisuusominaisuudet

Vaikka virtuaaliset datahuoneet ovat tunnettuja parannetusta turvallisuudestaan, suojan taso vaihtelee palveluntarjoajittain. Varmista siis, että VDR-ohjelmasi tarjoaa kaikki tietosuojaominaisuudet, kuten esim:

• Kahden tekijän todennus
• Luottamuksellisten asiakirjojen monitasoinen käyttöoikeus, mukaan lukien rajoitettu katselutila, jossa tietohuoneen käyttäjä voi nähdä vain osan asiakirjasta.
• Dynaamiset vesileimat, jotka näkyvät arkaluonteisissa asiakirjoissa aina, kun joku katsoo, tulostaa tai lataa niitä.

Turvallisuusvaatimusten noudattaminen

Kun valitset virtuaalisen datahuoneen palveluntarjoajaa, varmista, että:

• Se on ISO27001- ja SOC2-standardien mukainen.
• Se käyttää fyysistä turvallisuutta, kaksitekijätodennusta ja kehittynyttä valvontaa tietokeskustensa suojaamiseen.
• Ne arvioivat virtuaalisen datahuoneensa luotettavuuden säännöllisesti riippumattomien asiantuntijoiden avulla ja noudattavat uusimpia kansainvälisiä ohjelmistokehityskäytäntöjä.

Datahuoneen toimintaraportit

Virtuaalisen datahuoneesi pitäisi mahdollistaa käyttäjien toiminnan seuranta, aktiivisimpien ryhmien määrittäminen ja yleisimmin vierailtujen asiakirjaosioiden tunnistaminen.

Tällainen sisäänrakennettu raportointi- ja analysointitoiminto auttaa sinua tekemään kriittisiä päätöksiä ennen kuin on liian myöhäistä. Jos esimerkiksi ostopuolen edustajat viettävät liikaa aikaa tiettyjen asiakirjojen parissa, heillä on todennäköisesti huolenaiheita, joihin voit puuttua ennakoivasti.

Helppokäyttöisyys

Tyypillinen yrityskauppatapahtuma edellyttää tuhansien luottamuksellisten asiakirjojen jakamista ja tarkastelua. Helppokäyttöinen virtuaalinen konesali, jossa on monipuolisia tiedon jäsentämistoimintoja, voi nopeuttaa tätä prosessia merkittävästi. Etsi VDR, joka tarjoaa seuraavat ominaisuudet:

• Tuki erilaisille tiedostomuodoille
• Monikielinen pääsy
• Ystävällinen mobiilikäyttö
• Selaustoiminto, jonka avulla voit siirtyä helposti seuraavaan asiakirjaan.
• Tuki monille alustoille, mukaan lukien iOS ja Android
• Joukkokutsut

Integroidut kysymykset ja vastaukset

Sähköpostin käyttäminen ostopuolen useisiin kysymyksiin vastaamiseen aiheuttaa ongelmia, kuten tietovuodon riskin ja mahdollisen epäselvyyden siitä, kuka on nähnyt mitäkin. Harkitse sen sijaan virtuaalista tietohuonetta, jossa on Q&A-toiminto.

Sen avulla voit hallita datahuoneen Q&A-prosessia lajittelemalla kysymykset ryhmien, kansioiden ja osaamisalueiden perusteella. Voit myös luoda raportteja, joista näet, millaisia kysymyksiä käyttäjät kohtaavat useimmin. Näiden tietojen perusteella voit luoda hakukelpoisia UKK-luetteloita, jotta vältät vastaamasta samoihin kysymyksiin.

Mukauttaminen

Yrityksesi brändiväreillä ja logolla tyylitelty virtuaalinen työtila erottaa sinut varmasti kilpailijoistasi. Ottaen huomioon tämän, etsi datahuonetta, jossa on ylivoimainen räätälöintiominaisuus.

Sen lisäksi, että se antaa sinulle kilpailuetua, se myös vähentää manuaalista työtä, sillä voit mukauttaa asiakirjojasi vesileimoilla, alatunnisteilla ja otsikoilla automaattisesti.

M&A on monimutkainen transaktio, ja sen toteuttamiseksi tarvitset parhaan virtuaalisen datahuoneen, jossa on useimmat edellä luetelluista ominaisuuksista. Voit helpottaa valintaprosessia tutustumalla parhaiden virtuaalisen datahuoneen tarjoajien luetteloon.

Yritysjärjestelyt ennen ja jälkeen virtuaalisten datahuoneiden

Koska kukaan ei ole koskaan aiemmin taannut näin korkeaa turvallisuuden ja mukavuuden tasoa, virtuaalisten datahuoneiden kehittämisestä on tullut innovatiivinen läpimurto yrityksille maailmanlaajuisesti. Koska yrityskauppojen ja -järjestelyjen kulku on parantunut merkittävästi online-datahuoneiden avulla, voimme jakaa transaktiohistorian ennen ja jälkeen. Tässä siis, mitä M&A-osapuolet käyttivät ennen ja miksi tämä online-ratkaisu tuli ajan myötä tarpeelliseksi.

M&A:n ja fyysisten datahuoneiden historia

Yrityskaupat ja fyysisten datahuoneiden synty liittyvät toisiinsa, sillä tämä verkkovarasto syntyi kaupasta. Se tapahtui 1800-luvulla “suuren fuusioliikkeen” aikana, kun luottamuksellisten tietojen luotettavaa varastointia tarvittiin kipeästi.

Fyysinen datahuone on siis erityinen huone, joka on täynnä kaappeja, jotka sisältävät luottamuksellisia tietoja paperisessa muodossa.

Koska yksi yrityskauppojen ja -järjestelyjen ominaispiirteistä on asiakirjojen valtava määrä, osapuolet määrittelivät tiukat säännöt yritystietojen saatavuudelle ja käytölle. Tällaisia sääntöjä voivat olla esimerkiksi valokopiointia ja valokuvausta koskevat luvat tai rajoitukset, tietty menettely huoneeseen pääsemiseksi ajanvarauksella jne.

Epäilemättä aikoinaan fyysiset datahuoneet olivat valtava tuki kaupalle, ja lisäksi niistä tuli menettelyn kehityksen indikaattori. Tällä lähestymistavalla oli kuitenkin sekä etuja että haittoja. Asiakkaat eivät esimerkiksi olleet varmoja tietojen luotettavasta suojauksesta tai eheydestä, koska kilpailijat, tunkeilijat ja jopa luonnonkatastrofit saattoivat uhata niitä.

Miten fyysinen datahuoneen M&A toimi?

Paremman ymmärryksen saamiseksi sukelletaan syvemmälle fyysisten datahuoneiden ja virtuaalisten konesalien historiaan, jotta voidaan tuntea ero tietojen tallentamisessa ja saatavuudessa.

Tietojen varastointi

Arkaluonteisten tietojen suhteellisen turvallinen tallentaminen edellyttää fyysistä paikkaa, usein organisaation tiloissa. Muissa tapauksissa sen voivat kuitenkin tarjota M&A:n oikeudellisista näkökohdista vastaavat asianajotoimistot. Joka tapauksessa on olemassa muutamia perussääntöjä, jotka koskevat tietojen säilyttämistä fyysisissä datahuoneissa:

• Jonkun on lajiteltava ja indeksoitava sisältö, jotta liiketoimen osallistujien on helpompi käyttää sitä.
• Jos yrityksellä ei ole sähköisiä varmuuskopioita, johtajat tarvitsevat tilaa lisäkopioille fyysisen datahuoneen ulkopuolella. Näin asiakirjat eivät katoa onnettomuuden sattuessa.
• Kaikkien asianosaisten tulisi tutustua asiakirjahakemistoon ennen kuin he vierailevat datahuoneessa.
• Kukaan ei voi poistaa tietoja arkistosta milloin tahansa.
• Kannettavien tietokoneiden tai muiden laitteiden käyttö on yleensä sallittua. Ne, joissa on kopiointimahdollisuus, ovat kuitenkin kiellettyjä – skannerit, älypuhelimet, kopiokoneet jne.
• Koska tietojen on pysyttävä koskemattomina ja luottamuksellisina, osapuolet eivät saa esimerkiksi poistaa, vahingoittaa tai muuttaa niitä. Näin ollen tämä fyysisissä datahuoneissa työskentelyn kriittinen näkökohta edellyttää johdon valvontaa tai videovalvontaa turvallisuuden varmistamiseksi.
• Osapuolten on merkittävä äskettäin lisätyt asiakirjat ja ilmoitettava muille lisäyksestä.
• Saadakseen kopion osallistuja tekee ensin pyynnön ja täyttää lomakkeen. Pyyntö voidaan muuten täyttää vain, jos asiakirjat ovat kopioitavissa.

Tietojen saatavuus

Fyysinen datahuone on ilmeisesti monimutkaisempi kuin virtuaalinen konesali asiakirjojen saatavuuden kannalta. Jäsenille on esimerkiksi määriteltävä tietyt ajat, jolloin he voivat vierailla fyysisessä tietovarastossa. Lisäksi useat prosessin osallistujat eivät aina voi olla paikalla samanaikaisesti. Seuraavassa on joitakin muita sääntöjä:

• Turvatoimien ja viranomaisvaatimusten vuoksi pääsy säilytystilaan ei ole virtuaalisista datahuoneista poiketen mahdollista ympäri vuorokauden. Toisin sanoen osapuolet voivat työskennellä asiakirjojen kanssa tiettyyn aikaan.
• Yleensä vierailijoiden on nimettävä yhteyshenkilö ja allekirjoitettava rekisteri saapuessaan. Lisäksi heitä valvotaan usein toimenpiteenä, jolla estetään kielletyt toimet.
• Arkiston omistaja voi kieltää tietojen käytön ajasta riippumatta ja mistä tahansa syystä. Jos tietylle henkilölle asetetaan kielto oleskella arkistossa, hänen on poistuttava sieltä välittömästi.
• Joskus kävijät luovuttavat matkapuhelimensa ennen fyysiseen tietovarastoon pääsyä ja saavat ne takaisin poistuessaan.

Kaikkien due diligence -tarkastukseen ja yrityskauppoihin osallistuvien osapuolten oli noudatettava näitä sääntöjä, jotta liiketoimi ei vaarantuisi. Ilmeisesti vaatimukset tekivät toiminnasta entistäkin työläimpää ja aikaa vievämpää. Onneksi digitalisoidut versiot ovat kuitenkin korvanneet perinteiset datahuoneet.

Miten datahuoneet hyötyivät teknologian kehityksestä?

Fyysisten datahuoneiden hankaluuden lisäksi ne osoittautuivat myös turvattomiksi. Tämän vuoksi yrityskauppojen ja -järjestelyjen osallistujien oli etsittävä kestävämpi ratkaisu, joka vastaisi kiireelliseen tietosuojatarpeeseen.

Ensimmäinen askel kohti fyysisten asiakirjojen tallentamisen digitalisointia oli Sonyn vuonna 1984 julkaisema CD-ROM-levy. Levykkeisiin verrattuna CD-ROM-levyille voitiin tallentaa suuria tietomääriä, mikä vaikutti myönteisesti yrityskauppoihin, koska se helpotti asiakirjojen säilyttämistä.

Kehittäjien oli kuitenkin pakko etsiä parempia ratkaisuja, koska CD-ROM-levyihin liittyy vahingoittumisen tai katoamisen riski. Niinpä vuonna 1996 markkinoille ilmestyi teknologiayhtiö Compaq Computersin Cloud Computing, joka mahdollisti tietojen tallentamisen verkossa.

Lopulta 2000-luvulla markkinoille tulivat virtuaaliset datahuoneet, jotka olivat luotettavampi vaihtoehto fyysisille tietovarastoille. Tämä nimenomaan due diligence -prosessia ja yrityskauppoja varten suunniteltu innovaatio vapautti osallistujat toistuvista tehtävistä ja turvallisuuskysymyksistä. Toisin sanoen tietohuone virtaviivaisti koko elinkaaren.

Loppuajatuksia sulautumissa ja yrityskaupoissa käytettävistä datahuoneista

Tietohuoneesta on tullut nykyaikainen ja tehokas vaihtoehto fyysisille tietohuoneille. Näin ollen verkkoalusta vaikuttaa myönteisesti kaikkiin transaktion vaiheisiin, sillä se tarjoaa erittäin turvallisen ympäristön ja yhteistyömahdollisuuksia kaikille asianomaisille osapuolille.

Jotta voit kuitenkin valita juuri sen, mitä tiimisi tarvitsee, sinun on ensin tutkittava tietyn palveluntarjoajan palvelua. Sen tuloksena ymmärrät, mitä voit saada tuotteesta ja mitä etuja se tuo mukanaan. Seuraava vaihe on M&A-virtuaalisen datahuoneen valmistelu, johon kuuluu arkaluonteisten asiakirjojen käsittely ja useiden käyttäjien kutsuminen.

Tutustu joka tapauksessa ensin parhaimpiin datahuonetoimittajiin, jotka tarjoavat parhaat työkalut koko yrityskauppojen ja -järjestelyjen elinkaareen.

Category

Blog